Definicja księgi pomocniczej
Księga pomocnicza to lista kont indywidualnych o podobnym charakterze. Można to również traktować jako rozszerzenie tradycyjnej księgi głównej, która jest oddzielnie wykorzystywana do szczegółowego rejestrowania wszystkich transakcji związanych z rozrachunkami i należnościami.
Rodzaje kont księgi pomocniczej
Poniżej wymieniono trzy popularne typy / komponenty:
- Księga pomocnicza rozrachunków z dostawcami - ten typ księgi rejestruje wszystkie dane transakcji dotyczące poszczególnych dostawców, sprzedawców i wierzycieli organizacji. Śledzi każdy wydatek, jaki organizacja jest winna swoim wierzycielom, sprzedawcom i dostawcom.
- Księga pomocnicza rozrachunków z odbiorcami - Księga rozrachunków z odbiorcami jest używana przez organizacje do rejestrowania wszystkich danych transakcji dotyczących klientów indywidualnych i kupujących. Ten rodzaj księgi odzwierciedla każdą transakcję i kwotę otrzymaną od każdego kupującego do kogokolwiek, kto sprzedaje swoje towary i usługi na kredyt.
- Księga pomocnicza środków trwałych - Księga środków trwałych służy do rejestrowania wszystkich transakcji dotyczących środków trwałych. Aktywa takie jak grunty, wyposażenie, maszyny i maszyny, nieruchomości, budynki itp. Należą do domeny środków trwałych i to samo musi być ujęte w księdze pomocniczej środków trwałych.
Przykład konta księgi pomocniczej
ABC Ltd sprzedaje opony i przygotowuje księgę zależną należności za rok kończący się w grudniu 2019 r. Bilans otwarcia pana M. Williamsa i T. George'a 1 grudnia wynosi 150 000 USD i 353 000 USD. 5 grudnia firma sprzedała M Williamsowi towary na kredyt za 325 000 USD.
Firma otrzymała płatności od M Williamsa i T George'a 10 i 18 grudnia odpowiednio w wysokości 225 000 i 353 000 USD. Przygotuj Księgę Pomocniczą Rozrachunków z Należnościami dla ABC Ltd za rok zakończony 31 grudnia 2019 r.
Rozwiązanie
Poniżej znajduje się Księga Rozrachunków z Należnościami dla ABC Ltd za rok zakończony 31 grudnia 2019 r. -
Zalety
Różne korzyści związane z Księgą Pomocniczą są następujące:
- Eliminacja oszustw i błędów - korzysta tylko z konta kontrolnego, co ostatecznie eliminuje nawet najmniejszą możliwość oszustwa i błędów.
- Salda pozostają aktualizowane - salda pozostają aktualizowane, ponieważ wszystkie transakcje dotyczące kupujących i wierzycieli są szczegółowo rejestrowane na ich odpowiednich kontach.
- Minimalny błąd i zwiększona wydajność - Odpowiedzialność za przygotowanie i prowadzenie każdej księgi spoczywa tylko na jednej osobie. Pomaga w zminimalizowaniu błędów i zwiększa wydajność księgi.
- Łatwe przenoszenie - wielkość księgi pozostaje niewielka, ponieważ jest ona podzielona na wiele części. Pozwala księdze na łatwy ruch.
Niedogodności
Wady związane z Księgą pomocniczą są następujące:
- Odpowiedni tylko dla dużych organizacji - jest idealny dla organizacji, które mają duże transakcje. Przedsiębiorstwa lub organizacje na dużą skalę, w których liczba transakcji jest duża, mogą korzystać tylko z tej księgi. Z drugiej strony, to samo nie jest odpowiednie dla małych i średnich organizacji lub takich, w których wolumen transakcji jest niewielki lub mniejszy.
- Drogie - Innym problemem związanym z tą księgą jest to, że są one bardzo drogie i dlatego te same pozostają mniej preferowane przez organizacje średniej i małej skali.
- Wysoce skomplikowane - jest to bardzo skomplikowane, ponieważ istnieje potrzeba zatrudniania dużej liczby pracowników i prowadzenia różnych ksiąg dla każdego konta. Prowadzenie różnych księgowych i pracowników staje się nieco skomplikowane dla organizacji.
- Brak pełnych informacji finansowych - ponieważ transakcje nie są rejestrowane chronologicznie; w związku z tym system nie dostarcza pełnych i dokładnych informacji finansowych.
- Wymóg znajomości rachunkowości - Kierownik musi być dobrze zorientowany w rachunkowości; w przeciwnym razie istnieje duże prawdopodobieństwo nieprawidłowego zaksięgowania transakcji, co może ostatecznie wpłynąć na cały proces księgowania.
Ograniczenia
Księgi pomocnicze są celowe, ale ich ograniczeń nie można ignorować. Oto kilka ograniczeń -
- Może zawierać niewykryte błędy.
- Księgi pomocnicze nie zapewniają dokładności kont księgi. Pozycje mogą zostać zaksięgowane na nieistotnych kontach, co może zwiększyć liczbę błędów w poszczególnych księgach i ostatecznie wpłynąć na ogólną dokładność księgi pomocniczej.
Księga główna a księga pomocnicza
- Zarówno księga główna, jak i księga pomocnicza są używane do rejestrowania transakcji finansowych.
- Zawiera wszystkie szczegóły, takie jak sprzedaż kredytów, rabaty itp., Aby zapewnić obsługę księgi głównej. W związku z tym można powiedzieć, że istnieje ogromna różnica między księgą główną a księgą pomocniczą.
- W księdze głównej mogą istnieć tylko konta księgi, podczas gdy w księdze pomocniczej może istnieć wiele kont księgi głównej.
- Księga główna zawiera minimalną ilość danych, podczas gdy księga pomocnicza zawiera obszerne dane.
- To tylko część księgi głównej, podczas gdy druga kontroluje tę pierwszą.
Wniosek
Jest to zestaw kont indywidualnych i jest częścią konta ogólnego. Może być używany przez duże firmy lub podmioty, w których ilość danych jest ogromna. Małe lub średnie firmy lub podmioty, które mają niewielką liczbę transakcji, mogą nie odnosić korzyści z księgi pomocniczej.
Księga podrzędna eliminuje ryzyko oszustwa i błędów i może być podzielona na trzy rodzaje - księgę pomocniczą środków trwałych, księgę podrzędną należności i księgę podrzędną zobowiązań. Księgi pomocnicze są skomplikowane i bardzo kosztowne w utrzymaniu. Powinien być przygotowany przez księgowych, którzy posiadają odpowiednią wiedzę w zakresie ram rachunkowości, tak aby organizacja mogła jak najlepiej je wykorzystać.
