Definicja księgi zobowiązań
Księga zobowiązań, znana również jako księga wierzycieli, jest księgą pomocniczą, która zawiera szczegółowe informacje o różnych dostawcach lub sprzedawcach firmy wraz z ich saldami kont, podkreślając zaległą kwotę do zapłaty przez firmę.
Śledzi określone informacje do zapłaty dla każdej faktury, w tym:
- Data faktury
- Numer faktury
- Nazwa dostawcy / sprzedawcy
- Ilość zamówienia
- Kwota do zapłaty
Saldo konta księgi głównej dla rozrachunków z dostawcami jest porównywane z saldem końcowych kont księgi zobowiązań w celu upewnienia się, że oba konta są zgodne. Porównanie takie jest dokonywane w ramach procesu zamykania na koniec okresu (kwartalnego / rocznego).
Przykład księgi zobowiązań
Przeanalizujmy poniższy przykład dla lepszego zrozumienia:
Transakcje zakupu dla Titan Sports Gear Company to:
- 12 marca: Zakup zapasów towarów o wartości 20000 USD na warunkach 2/15 n 45, miejsce docelowe FOB od dostawców Mighty Sun
- 18 marca: Zwrócono towar o wartości 3000 USD, który został uszkodzony podczas wysyłek 12 marca.
- 27 marca: Zapłacono za towary zakupione 18 marca od dostawców Mighty Sun, pomniejszone o zwrot i rabat.
Transakcje księgowe rejestrowano metodą ciągłej inwentaryzacji w następujących zapisach arkuszy rozrachunków z dostawcami:
Dziennik zakupów
Inwentaryzacja towarów A / C Dr …………………………………………… 20 000 USD
Zobowiązania A / C …………………………………………………………… 20 000 USD
Dziennik wypłat gotówki
Dziennik ogólny
Te arkusze byłyby dalej księgowane w Rozrachunkach z dostawami, jak poniżej:
Konto dostawcy: Dostawcy Mighty Sun
Księga dostawców / zależna zostanie odpowiednio zaktualizowana dla dostawców Might Sun jako:
Jak widać z powyższych tabel, saldo dostawcy dla dostawców Mighty Sun wynosi 0 USD (NIL), a saldo zobowiązań również wynosi 0 USD (NIL). Ponieważ oba są dokładnie dopasowane, nie jest konieczne przygotowanie całego harmonogramu rozrachunków z dostawcami. Jeśli jakakolwiek kwota salda jest w toku, konieczne byłoby sporządzenie osobnego harmonogramu zobowiązań.
Podejście do należności byłoby również podobne.
Należy jednak zachować ostrożność i konsekwencję. Ten przykład dotyczy tylko jednego dostawcy i jednego miesiąca. Firma może mieć wiele wpisów i wielu dostawców. Dlatego powinien istnieć odpowiedni mechanizm, w którym nie ma miejsca na błędy, ponieważ uzgodnienie może być trudnym zadaniem.
Problemy z dopasowywaniem
Poniżej przedstawiono sposoby, za pomocą których formant Księgi głównej może stracić synchronizację z rozrachunkami:
- W jednej z ksiąg dokonano ręcznego wpisu i żaden inny zapis nie został zachowany. Utrudni to pojednanie.
- Księgowanie do księgi głównej (GL) z modułu Rozrachunki z dostawcami mogło zostać w pewnym momencie wyłączone. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku komputerowej rejestracji wpisów.
- Zadanie wysyłania mogło zostać przerwane z powodu błędu ludzkiego lub awarii zasilania podczas zadania. W przypadku wpisów pozabilansowych należy wziąć pod uwagę dziennik transakcji. W przypadku braku pełnej partii, historię faktur należy porównać z księgą.
- Istnieje możliwość pomyślnego wysłania wszystkich postów w momencie wpisu, ale plik został w międzyczasie uszkodzony. Aby zapobiegać, kopie plików powinny być przechowywane w postaci fizycznej lub elektronicznej.
Zalety księgi zobowiązań
- Ta księga może zapewnić szybki podgląd aktualnych sald dostawców.
- Jest przydatny jako model dla celów kontroli wewnętrznej i audytu.
- Kierownicy i księgowi mogą porównać saldo pomocnicze z saldem księgi głównej w celu uniknięcia błędów.
- Ponadto pomaga w podziale obowiązków wśród pracowników. Byłby osobny pracownik rejestrujący transakcję, a drugi sprawdzający potencjalne błędy. Zapewni efektywność i silną kontrolę wewnętrzną.
- Informacje te mogą zostać wykorzystane do utworzenia raportu wiekowania, który będzie dalej pokazywał nazwę dostawcy z indywidualnymi powiadomieniami o przeterminowaniu. Podkreśla również zaległą kwotę za każdą niezapłaconą fakturę. Podkreślane byłyby również zmiany w przepływie środków pieniężnych.
- Dodatkowo, jeśli wzrośnie liczba opóźnionych faktur, może to uwydatnić problemy z inkasem należności. Wskazuje, że klienci spłacają więcej czasu niż zwykle, co może wymagać natychmiastowej uwagi.
Wniosek
Prowadzenie księgi zobowiązań nie jest obowiązkowe, ale preferowane w celu utrzymania czystości i uporządkowania ksiąg rachunkowych. Takie księgi pomagają w śledzeniu należności i płatności przez wiele lat. Jest to również krytyczne narzędzie podczas procesu audytu i można je z powodzeniem łączyć w przypadku badania pojedynczych wpisów.
Biegli księgowi lub osoby z wykształceniem handlowym mogą wykonywać takie zadania, co ułatwia małym biurom i sprzedawcom prowadzenie takich rachunków.
