Cykl zobowiązań

Cykl rozrachunków z dostawcami, znany również jako Procure to Pay, to szereg różnych procesów w firmie obejmujących różne czynności wymagane do zakupu produktu, począwszy od złożenia zamówienia na towary do dostawców, a następnie zakup i dostawę towarów oraz na końcu dokonanie ostatniej należnej płatności na rzecz dostawcy.

Co to jest cykl zobowiązań (AP)?

Cykl rozrachunków z zobowiązaniami jest również nazywany cyklem „Procure to Pay” lub „P2P” to seria procesów obejmujących dział zakupów i płatności firmy i obejmujący wszystkie niezbędne czynności od złożenia zamówienia do dostawców, zakupu towarów i dokonania płatności końcowych. dostawcom.

Każda firma ma dwa główne cykle biznesowe - cykl przychodów i cykl wydatków.

  • Cykl przychodów obejmuje takie działania, jak sprzedaż, marketing, relacje z klientami, pobór przychodów itp.
  • Cykl wydatków obejmuje zakupy, płatności dostawców, koszty produkcji, płace i pensje itp. Cykl rozrachunków z zobowiązaniami jest znaczącą częścią cyklu wydatków.

Poniżej przedstawiono kroki zawarte w cyklu zobowiązań -

  1. Wymagane określenie towarów
  2. Proces zakupu
  3. Wyszukaj dostawców
  4. Prośba o propozycję
  5. Przejrzyj otrzymaną ofertę
  6. Negocjacja
  7. Zamówienie
  8. Potwierdzenie dostawcy
  9. Obowiązek dostawców
  10. Przy pomyślnej dostawie towarów
  11. Wprowadzanie faktury
  12. Zapłata

Omówmy je szczegółowo -

Kroki zawarte w cyklu zobowiązań

Poniższe etapy obejmują cykl pozyskania płatności:

# 1 - Wymagane określenie towarów

Zakupy dokonywane są w oparciu o zapasy wymagane przez dział produkcyjny firmy. Kierownik produkcji identyfikuje potrzebne dostawy i informuje dział zakupów.

# 2 - Dział Zakupów rozpoczyna proces zaopatrzenia

Po zatwierdzeniu żądań dostaw z produkcji dział zakupów sprawdzi, czy zostały już złożone podobne zamówienia; jeśli nie, to generowane są nowe dokumenty zamówień.

# 3 - Wyszukaj dostawców

Znalezienie dostawców to trudne zadanie, które obejmuje różne czynniki, takie jak lokalizacja, łatwość transportu, polityka kredytowa, dobra wola dostawcy i jego produktów, wcześniejsze powiązania z firmą i wiele innych. Firma preferuje jednak transakcje ze sprawdzonymi dostawcami. W innych przypadkach potencjalni dostawcy są wybierani lokalnie, w kraju lub za granicą, korzystając z portali biznesowych online (takich jak Alibaba.com), skierowań itp.

# 4- Zapytanie ofertowe

Po wyłonieniu kilku potencjalnych dostawców dostarczany jest formalny dokument w celu otrzymania wyceny towarów. Dokument nazywany jest zapytaniem ofertowym (RFP). Dostawca przesyła ofertę, w tym stawki i cechy produktów, i prosi firmę o nawiązanie z nimi współpracy.

# 5 - Przejrzyj otrzymaną ofertę

Firma przegląda oferty przesłane przez różnych dostawców i filtruje dostawców, którzy mogą spełnić wymagania firmy. Firma informuje wybranych dostawców o swoim zainteresowaniu dokonywaniem zakupów.

# 6 - Firma rozpoczyna proces negocjacyjny

Negocjacje to intensywny i czasami czasochłonny proces, w którym kupujący prosi sprzedawcę o obniżenie stawek, zaoferowanie liberalnej polityki kredytowej i innych podstawowych warunków negocjacji, takich jak rabaty, jakość produktów, opłaty za transport, warunki dostawy i ubezpieczenia. Proces negocjacji przeprowadza filtrację, a firma wyłoniła najlepszych dostawców.

# 7 - Zamówienie zakupu

Firma po zatwierdzeniu wybranego dostawcy przyznaje mu zamówienie, przesyłając oficjalny dokument zamówienia. Potwierdza dostawcę o wymaganiach firmy i terminie dostawy produktów lub usług.

# 8 - Potwierdzenie dostawcy

Umowa zostaje zawarta, gdy dostawca zgadza się sprzedawać swoje produkty na żądanych warunkach. Dostawca musi przesłać pisemne potwierdzenie przyjęcia pocztą tradycyjną lub elektroniczną.

# 9 - Obowiązek dostawców

Obowiązkiem dostawcy jest ścisłe przygotowanie i wysłanie towaru zgodnie z terminami oraz informowanie firmy o postępach w realizacji zamówienia. Powiadomienie należy wysłać, gdy towary są gotowe do wysyłki, a powiadomienie o wysyłce, w tym ważne dokumenty określające opis towarów, w tym wagę lub jednostki, datę dostawy, lokalizację itp.

# 10 - Kontrola dostarczonych towarów

Rozpoczyna się proces kontroli, który obejmuje kontrolę jakości i ilości. Dział zakupów sprawdza, czy dostarczone towary są zgodne z zamówieniem.

# 11 - Wprowadzanie faktury

Po pomyślnej inspekcji, jeśli wszystko będzie pasować, dział zakupów przesyła akceptację do działu rozrachunków z dostawcami w celu rozpoczęcia procesu płatności. W ten sposób dział rozrachunków z dostawcami rejestruje fakturę, która zawiera wszystkie dane dotyczące płatności, takie jak data końcowa i / lub data końcowa z rabatem, kwotą zwrotu i inne oficjalne szczegóły.

# 12 - Płatność

Po każdej koniecznej kontroli dział rozrachunków z dostawcami zaczyna dokonywać płatności na rzecz dostawcy częściowo lub w całości zgodnie z normami firmy. Istnieją różne sposoby dokonywania płatności na rzecz dostawców, takie jak:

  • Płatności gotówką
  • Płatność czekiem (lub inne instrumenty do negocjacji)
  • Transfer online do osób trzecich
  • Płatność kartą kredytową
  • Płatności w dolarach lub innej walucie obcej (ogólnie stosowane w transakcjach importowych);
  • Płatność barterowa, tj. Zapłata za niektóre towary i / lub usługi za towary i / lub usługi otrzymane przez dostawcę.

Odpowiednie dokumenty związane z cyklem AP

Poniżej znajdują się ważne dokumenty zawarte w cyklu zamówienia na zapłatę:

# 1 - Zamówienie zakupu

Dział zakupów firmy generuje zamówienie na wymagany towar i wysyła je do sprzedawcy. Zamówienie zawiera szczegółowe informacje dla dostawcy o towarach wraz z ich ilościami. Określa również termin, w którym towary mają być dostarczone.

# 2 - Otrzymywanie raportu

Po dostarczeniu towarów kierownictwo kontroluje wysyłkę i sprawdza jakość, ilość i inne istotne aspekty. Po pełnej inspekcji tworzy szczegółowy raport zwany odbiorem raportu.

# 3 - Faktura dostawcy

Dokument jest umową prawną, w której sprzedawca wyszczególnia towary, stawkę jednostkową i całkowitą kwotę wraz z mającą zastosowanie podstawą opodatkowania. Określa również politykę kredytową i ostateczny termin płatności.