Co to jest format wpisów do dziennika?
Format zapisu księgowego jest standardowym formatem używanym w księgowości do prowadzenia ewidencji wszystkich transakcji biznesowych firmy i opiera się głównie na systemie podwójnego zapisu księgowego i zapewnia, że strona debetowa i strona kredytowa są zawsze równe. Standardowy format zawiera 5 kolumn - 1) Data transakcji 2) Szczegóły transakcji biznesowej 3) Numer portfela 4) Zapis debetowy i 5) Zapis kredytowy.
Omówmy szczegółowo każdą z kolumn -
Standardowy format zapisów księgowych w rachunkowości
Podstawowy format zapisu księgowego w rachunkowości przedstawiono poniżej:
Kolumna 1: Data transakcji
Pierwsza kolumna w księdze dziennika zawiera datę transakcji. Data transakcji odnosi się do faktycznej daty zawarcia transakcji, a nie do daty jej zgłoszenia.
Kolumna 2: zapis do dziennika
W drugiej kolumnie rejestrujemy transakcję biznesową, przekazując zapis księgowy. Zapisy w dzienniku odnoszą się do systematycznej ewidencji zdarzeń i transakcji biznesowych, które miały miejsce w danym dniu przy zastosowaniu podstawowych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Na dole wpisu do dziennika zamieszczamy krótką narrację opisującą transakcję.
Na przykład załóżmy, że 15 października 2019 r. Firma A Ltd kupiła meble o wartości 1000 USD / - do celów biznesowych. W takim przypadku obciążymy konto meblowe (obciążenie przychodzące) i uznamy konto bankowe (kredyt, który zostanie wydany) kwotą 1000 USD / -
Format zapisu księgowego w programie Excel dla tej transakcji będzie następujący:
Kolumna 3: Folio
Trzecia kolumna jest określana jako numer folio, który wskazuje numer referencyjny używany do identyfikacji konkretnego wpisu na odpowiednich kontach księgowych. Ten numer referencyjny może być również numeryczny lub alfanumeryczny.
Kolumna 4: Kwota debetu
Czwarta kolumna pokazuje kwotę, o jaką dany rachunek został obciążony w transakcji.
Na przykład w dniu 7 lutego 2019 r. ABC Inc. zapłaciła czynsz za biuro w wysokości 250,00 USD i ubezpieczenie budynku w wysokości 400,00 USD.
Teraz, ponieważ czynsz biurowy i ubezpieczenie budynku są wydatkiem dla ABC Inc., obciążymy oba rachunki (Obciążamy wszystkie wydatki i straty), tj. Rachunek czynszowy kwotą 250,00 USD, a rachunek ubezpieczeniowy 400,00 USD i uznamy konto bankowe przez 650,00 USD (kredyt, który wychodzi) jako:
Format w programie Excel dla tej transakcji będzie następujący:
Teraz za pomocą czwartej kolumny możemy wyraźnie rozróżnić, na które konto wpływa ilość pieniędzy.
Kolumna 5: Kwota kredytu
Podobnie jak kolumna 4, która pokazuje kwotę, o jaką konto jest obciążane, kolumna 5 przedstawia kwotę, o jaką uznano dane konto.
Kontynuując powyższy przykład, zapłata czynszu i kosztów ubezpieczenia wskazuje na odpływ pieniędzy z biznesu. W ten sposób zasililiśmy konto bankowe kwotą 650,00 USD
Przykłady
Powiedzmy, że 15 października 2019 r. ABC Inc. sprzedało Panu Johnowi na kredyt 200 jednostek za 10 USD / sztukę.
Aby zarejestrować transakcję, w pierwszej kolumnie wprowadzimy datę transakcji, czyli 15 października 2019 roku.
W drugiej kolumnie przekażemy zapis księgowy transakcji, tj. Uznamy konto sprzedaży (uznamy wszystkie przychody i zyski), a ponieważ Pan Jan otrzymał towar na kredyt i zamierza dokonać płatności w W przyszłości jest dłużnikiem ABC Inc. Zgodnie z zasadą konta osobistego obciążymy jego rachunek kwotą wartości sprzedaży (Obciążenie odbiorcy).
Format zapisu księgowego w programie Excel dla tej transakcji będzie następujący:
Najważniejsze punkty, na które należy zwrócić uwagę na temat formatu wpisów do dziennika
- Zapis księgowy powinien być zapisany tylko z datą transakcji.
- Rozważ podstawową zasadę rachunkowości, aby zidentyfikować odpowiednie konta księgowe, na które ma wpływ transakcja biznesowa.
- Po zidentyfikowaniu odpowiednich kont księgowych do zapisania zapisu księgowego, należy zwrócić uwagę na 3 złote zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby określić, które konto księgowe ma być obciążane, a które uznawane.
- Upewnij się, że suma kwoty zadłużenia i kredytu jest zawsze równa dla każdej transakcji.
- Kwotę transakcji należy podać w walucie sprawozdawczej. Waluta sprawozdawcza odnosi się do waluty krajowej kraju, w którym znajduje się siedziba firmy. Jeśli firma prowadzi działalność w wielu krajach, transakcje dokonywane w walutach obcych należy najpierw przeliczyć na walutę sprawozdawczą, a następnie zarejestrować w Dzienniku.
