Pełna forma zamówienia

Pełna forma zamówienia - zamówienie zakupu

Pełna forma akronimu PO to Zamówienie. Jest to dokument sporządzony i przesłany sprzedającemu przez dział zakupów kupującego, podający opis, ilość i cenę uzgodnioną wzajemnie dla towarów lub usług, które mają być zamówione. Jest używany przez zespoły zakupowe lub zaopatrzeniowe do składania zamówień ze stronami zewnętrznymi.

Cechy PO

Zwykle poniższe szczegóły dotyczą zamówienia zakupu.

  • Ilość, która ma zostać zamówiona
  • Opis produktu lub usługi
  • W razie potrzeby określone nazwy marek lub kod produktu
  • Cena jednostkowa
  • Pożądany harmonogram dostawy
  • Miejsce wysyłki dla dostawy
  • Adres rozliczeniowy
  • Warunki płatności i dostaw

Rodzaje PO

Istnieją cztery typy zamówień zakupu, które są zwykle używane.

# 1 - Standardowe zamówienie

Dokonuje się go, gdy wszystkie główne warunki zakupu są znane w momencie składania zamówienia, takie jak ilość, cena, termin dostawy i warunki płatności. Jako takie są używane, gdy istnieje pewność co do zamówienia i powiązanych terminów.

# 2 - Planowane zamówienie

Wydawany jest, gdy większość szczegółów dotyczących zamówienia jest znana w momencie przygotowania zamówienia, ale nie są znane dokładne terminy i harmonogram dostaw. Tak więc, kiedy ktoś składa ten PO, zobowiązuje się do wymaganej ilości i ceny do zapłacenia, ale podaje się tylko szacunkowy harmonogram dostaw.

# 3 - Ogólne zamówienie zakupu

Taki PO jest składany, gdy nie są znane również szczegóły dotyczące ceny i ilości. Podane są tylko szczegóły pozycji z warunkami dostawy. Jednak maksymalna ilość zostanie podana w zamówieniu, a kupujący będzie mógł dokonać zakupu w ramach określonego limitu. Można również wspomnieć o szacowanym przedziale cenowym.

# 4 - Zamówienie na zamówienie

W takim PO produkt lub usługa są również nieznane. Można wspomnieć o warunkach, które mają zostać uzgodnione ze sprzedającym.

Jak działa PO?

Ilekroć firma ma obowiązek nabyć jakiekolwiek towary lub usługi, kupujący składa zamówienie sprzedawcy. Po otrzymaniu zamówienia sprzedawca potwierdza kupującemu, czy wspomniane zamówienie może zostać przez niego zrealizowane, czy nie. W przypadku, gdy sprzedawca uważa, że ​​nie można zrealizować zamówienia, zostanie o tym poinformowany i zamówienie zostanie anulowane. Jeżeli zażąda się uzupełnienia zamówienia, poczynione zostaną ustalenia dotyczące tego samego. Po sfinalizowaniu zamówienia sprzedawca wystawia kupującemu fakturę z podaniem odpowiedniego numeru zamówienia, aby kupujący mógł dopasować to samo do faktycznej dostawy. Po wystawieniu faktury płatność należy uregulować zgodnie z ustalonymi warunkami płatności.

Przykładowy format zamówienia

Poniżej przedstawiono przykładowy format zamówienia.

Różnica między zamówieniem a fakturą

Zamówienie jest wydawane w celu złożenia zamówienia na towary lub usługi. To samo jest wydawane przez kupującego sprzedawcy. Zawiera szczegóły dotyczące zamówienia i jego dostawy. PO stanowi umowę sprzedaży.

Faktura jest wystawiana przez sprzedającego kupującemu po zakończeniu dostawy, żądając od kupującego zapłaty ostatecznej kwoty. Faktura składa się z ceny i ostatecznej kwoty do zapłaty, warunków płatności oraz okresu kredytowania przysługującego kupującemu. Faktura jest wystawiana po zakończeniu dostawy towarów lub usług. W stosunku do PO faktura potwierdza umowę sprzedaży.

Znaczenie PO

Zamówienie to bardzo przydatny dokument, który służy do składania zamówienia. Pomaga jasno przekazać wymagania sprzedawcy. Kiedy faktyczna dostawa jest realizowana, można to sprawdzić krzyżowo z zamówieniem, aby znaleźć wszelkie różnice między nimi. Zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego wygodne jest przechowywanie szczegółów zamówienia udokumentowanych w zamówieniu.

Zalety

  • PO pomaga kupującemu w złożeniu zamówienia na towary i usługi, które zamierza nabyć, bez dokonywania płatności.
  • Pomaga śledzić zamówienia i zapobiega ich dublowaniu.
  • Jest to ważny dokument, który stanowi część ścieżki audytu.
  • Dla sprzedawcy jest to pomocne w uzyskaniu informacji o wymaganiach kupującego.
  • Faktyczną dostawę można sprawdzić przy zamówieniu, a wszelkie rozbieżności można zakwestionować.
  • PO służy jako dokument prawny potwierdzający uzgodnione warunki zakupu towarów lub usług.

Niedogodności

  • Nawet przy mniejszych zamówieniach wymagane jest zamówienie, co wydaje się być zbędną formalnością przy tak małych zamówieniach.
  • Generowanie zamówień zakupu to czasochłonny proces.

Wniosek

Zamówienia zakupu są wykorzystywane przez prawie każdą firmę jako część procesu zaopatrzenia. To samo jest pomocne, aby mieć jasną komunikację w odniesieniu do składanego zamówienia.