Jak grupować wiersze w programie Excel?

Grupowanie wierszy w programie Excel

Organizowanie dużych ilości danych przez łączenie danych podkategorii to proces, który w programie Excel nazywa się „ Grupowaniem wierszy ”. Jeśli liczba elementów w wierszu nie jest ważna, możemy wybrać grupy wierszy, które nie są ważne, ale zobaczyć tylko sumę częściową tych wierszy. Kiedy wiersze danych są ogromne, przewijanie w dół i czytanie raportu może prowadzić do błędnego zrozumienia, więc grupowanie wierszy pomaga nam ukryć niechcianą liczbę wierszy.

Liczba wierszy jest również długa, gdy arkusz zawiera szczegółowe informacje lub dane. Jako czytelnicy raportów nie chcą widzieć długich wierszy zamiast tego chcą po prostu zobaczyć szczegółowy widok, ale jednocześnie, jeśli potrzebują innych szczegółowych informacji, potrzebują tylko przycisku, aby rozwinąć lub zwinąć widok zgodnie z wymaganiami .

W tym artykule pokażemy, jak grupować wiersze w programie Excel z rozwijaniem / zwijaniem, aby zmaksymalizować technikę przeglądania raportów.

Jak grupować wiersze w programie Excel za pomocą funkcji Rozwiń / Zwiń?

Możesz pobrać ten szablon Group Rows Excel tutaj - Szablon Excel Group Rows

Na przykład spójrz na poniższe dane.

W powyższej tabeli danych mamy dane o sprzedaży i kosztach związane z miastem i stanem, ale gdy spojrzysz na pierwsze dwa wiersze danych, mamy stan „Kalifornia”, a miasto to „Los Angeles”, ale sprzedaż miała miejsce w innym terminie, więc jako czytelnik raportów wszyscy wolą czytać, jakie są sprzedaż według stanu i miasta w jednej kolumnie, więc grupując wiersze, możemy utworzyć pojedynczy wiersz podsumowania.

Wykonaj poniższe czynności, aby pogrupować wiersze w programie Excel.

Krok 1: Najpierw utwórz podsumę podobną do poniższej.

Krok 2: Teraz wybierz pierwsze wiersze stanu (California City) z wyłączeniem sum pośrednich.

Krok 3: Przejdź do zakładki DANE i wybierz opcję „Grupa”.

Krok 4: Kliknij listę rozwijaną w programie Excel „Grupa” i ponownie wybierz „Grupa”.

Krok 5: Teraz zapyta Cię, czy zgrupować wiersze czy kolumny. Ponieważ grupujemy „ Wiersze ”, wybierz wiersze i kliknij OK.

Krok 6:  W momencie, gdy klikniesz „OK”, po lewej stronie zobaczysz linię łączącą.

Kliknij ikonę „ MINUS ” i zobacz magię.

Teraz widzieliśmy tylko, jakie jest całkowite podsumowanie dla miasta „Kalifornia”, ponownie, jeśli chcesz zobaczyć szczegółowe podsumowanie miasta, możesz kliknąć ikonę „PLUS”, aby rozwinąć widok.

Teraz ponownie wybierz miasto „ Kolorado ” i kliknij opcję „ Grupa ”.

Teraz utworzy grupę dla stanu „ Kolorado ”.

Grupuj za pomocą klawisza skrótu

Za pomocą prostego skrótu w programie Excel możemy bardzo łatwo grupować wybrane wiersze lub kolumny. Klawisz skrótu do szybkiego grupowania danych to SHIFT + ALT + klawisz strzałki w prawo.

Najpierw wybierz wiersze, które mają zostać zgrupowane.

Teraz naciśnij klawisz skrótu SHIFT + ALT + klawisz strzałki w prawo, aby pogrupować te wiersze.

Powyżej widzieliśmy, jak grupować dane i jak grupować wiersz z opcją rozwijania i zwijania za pomocą ikon PLUS i MINUS.

Jedynym problemem związanym z powyższą metodą jest to, że musimy to zrobić dla każdego stanu osobno, więc zajmuje to dużo czasu, gdy istnieje wiele stanów. Jaka byłaby Twoja reakcja, gdybym powiedział, że możesz grupować za pomocą jednego kliknięcia ???

Niesamowite, prawda? Używając „ Auto Outline ” możemy automatycznie grupować dane.

Przykład 1 - Korzystanie z funkcji Auto Outline

Pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, jest utworzenie wierszy sum częściowych.

Teraz umieść kursor wewnątrz zakresu danych. W menu rozwijanym Grupa widzimy jeszcze jedną opcję inną niż „Grupa”, czyli „ Automatyczny konspekt ”.

W momencie kliknięcia tej opcji „Automatyczny kontur” zgrupuje wszystkie wiersze, które znajdują się powyżej wiersza sumy częściowej.

Jak fajne to jest??? Bardzo fajne, prawda?

Przykład 2 - użycie sum pośrednich

Jeśli grupowanie wierszy dla poszczególnych miast jest jednym problemem, to jeszcze przed grupowaniem wierszy pojawia się inny problem, tj. Dodawanie wierszy sumy częściowej.

Gdy istnieją setki stanów, trudno jest utworzyć wiersz sumy częściowej dla każdego stanu osobno, więc możemy użyć opcji „Suma częściowa”, aby szybko utworzyć sumę częściową dla wybranej kolumny.

Na przykład, przed utworzeniem sumy częściowej mieliśmy dane takie jak poniżej.

Na karcie Dane, obok opcji „ Grupa ” , znajduje się opcja „ Suma częściowa ” .

Kliknij tę opcję, wybierając dowolną komórkę zakresu danych, pojawi się poniżej opcja jako pierwsza.

Najpierw wybierz kolumnę, która musi mieć sumę częściową, w tym przykładzie potrzebujemy sumy częściowej dla „ Stan ”, więc wybierz ją z rozwijanej listy „Przy każdej zmianie w”.

Następnie musimy wybrać typ funkcji, ponieważ dodajemy wszystkie wartości, aby wybrać funkcję „ Suma ” w programie Excel.

Teraz wybierz kolumny, które chcesz zsumować. Potrzebujemy podsumowania kolumn „ Sprzedaż i koszt ”, więc wybierz to samo. Kliknij „Ok”.

Będziemy mieć szybkie wiersze sumy częściowej.

Czy zauważyłeś jedną wyjątkową rzecz na powyższym obrazku ???

Automatycznie pogrupował dla nas wiersze !!!!

O czym należy pamiętać

  • Klawisz skrótu grupowania wierszy to Shift + ALT + klawisz strzałki w prawo.
  • Dane potrzeb sumy częściowej powinny być sortowane.
  • Auto Outline grupuje wszystkie wiersze powyżej wiersza sumy częściowej.