Ewidencjonowanie

Co to jest prowadzenie dokumentacji?

Prowadzenie dokumentacji jest podstawowym etapem w księgowości, który mówi nam, jak prowadzić rejestr transakcji pieniężnych w celu ciągłego śledzenia wszystkich transakcji, znajomości prawidłowego obrazu aktywów-pasywów, zysków i strat itp., Kontrolowania wydatków z w celu zminimalizowania wydatków i uzyskania ważnych informacji do celów prawnych i podatkowych

Kroki prowadzące do metody prowadzenia dokumentacji

  1. Identyfikacja transakcji
  2. Zapis w dzienniku
  3. Klasyfikacja charakteru transakcji
  4. Księgowanie w księdze
  5. Bilansowanie rachunków
  6. Sporządzenie sprawozdania finansowego
  7. Interpretacja sprawozdań finansowych
  8. Przekazywanie go zainteresowanym stronom

Przykłady prowadzenia dokumentacji

Przykład 1

ABC Limited jest jednoosobową firmą prowadzącą małe sklepy na rynku w Atlancie. Handluje ubraniami i ma następujące główne napływy i odpływy:

  • Wpływy: wpływy ze sprzedaży od klienta
  • Wydatki: zakup materiałów od dostawców i opłacenie związanych z tym wydatków

Ze względów ewidencyjnych ABC limited będzie musiała prowadzić codzienne księgi kasowe w celu utrzymania drobnych sald gotówkowych i bankowych. Pod koniec roku muszą przygotować Rachunek zysków i strat A / C oraz Bilans, aby zweryfikować rentowność w ciągu roku. Jest to jeden z najprostszych sposobów prowadzenia ewidencji transakcji biznesowych.

Przykład nr 2

  • Amazon.com to międzynarodowa korporacja prowadząca działalność na całym świecie i dająca zatrudnienie milionom ludzi. Każdego dnia przeprowadzane są miliony transakcji, a także w celu zachowania interesu Spółki i prawidłowego przestrzegania statutów oraz zaufania interesariuszy prowadzona jest ciągła księgowość.
  • Należy wyznaczyć oddzielne zespoły, aby zapewnić, że każda transakcja pieniężna przeprowadzana przez firmę zostanie zarejestrowana w księgach bez żadnych odchyleń. Ponadto taki rodzaj prowadzenia ksiąg rachunkowych musi zapewniać, że transakcje są rejestrowane zgodnie z lokalnie obowiązującymi ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, a także obowiązującymi innymi przepisami.

To jeden z najbardziej złożonych przykładów prowadzenia dokumentacji biznesowej.

Oba przykłady mają swoje zalety i wady, ale są dobre na ich drodze.

Zalety prowadzenia dokumentacji

  • Trwały i niezawodny zapis - pomaga w utrzymaniu trwałego zapisu wszystkich transakcji, co pomoże w zapewnieniu rzetelności danych.
  • Dokładność arytmetyczna rachunków - Ciągłe rejestrowanie transakcji pomoże w zidentyfikowaniu wszelkich nieścisłości arytmetycznych, które mogły mieć miejsce. Np. Nadpłata na rzecz dostawców lub podwójna płatność za jakiekolwiek transakcje.
  • Wynik netto działalności biznesowej - da zysk wypracowany w danym okresie na podstawie bieżącej działalności biznesowej.
  • Ustalenie sytuacji finansowej - pomaga w określeniu sytuacji finansowej firmy.
  • Kalkulacja należności - Wszystkie niespłacone zobowiązania i należności w danym momencie można obliczyć na podstawie sporządzonych odpowiednich sprawozdań finansowych.
  • Kontrola aktywów i pożyczek - można uzyskać lepszą kontrolę nad aktywami i pożyczkami; pomoże to w zarządzaniu funduszami i różnymi stanowiskami biznesowymi.
  • Identyfikacja nakazów i zakazów - sprawozdania finansowe pomagają w znalezieniu problemów, które poszły źle i wymagają naprawy w przyszłości, aby zapewnić lepsze działanie w przyszłości.
  • Opodatkowanie - jest wysoce zalecane i potrzebne organom podatkowym. Aby dokonać oceny, przedsiębiorcy muszą odpowiednio prowadzić ewidencję, która pomoże w ustaleniu ciążącego na nich zobowiązania podatkowego
  • Podejmowanie decyzji zarządczych - Kierownictwo jest w dużym stopniu zależne od dokumentacji finansowej, jeśli chodzi o planowanie operacji biznesowych. Ponadto potrzebują również ciągłego raportowania przez średni szczebel o postępach poczynionych w zakresie finansów. Środki finansowe utrzymywane przez organizację decydują o wszystkich strategicznych decyzjach
  • Wymogi prawne -  Istnieje ogromny wymóg ustawowy, lokalnych GAAP, MSSF itp., Aby prowadzić odpowiednie księgi rachunkowe, aby zapewnić przejrzystość działalności.

Wady prowadzenia dokumentacji

  • Praca biurowa - dla dużych organizacji prowadzenie dokumentacji jest bardzo żmudną i ciągłą pracą. Utrzymanie tego samego staje się dla nich trudne
  • Ręczna i monotonna - jest to praca bardzo fizyczna. Ta sama praca jest potrzebna do wykonania, ilekroć transakcja jest podejmowana. To sprawia, że ​​jest to bardzo monotonna praca.
  • Subiektywne potrzeby do sprawdzenia przed analizą - różne aspekty księgowe, takie jak amortyzacja, wycena zapasów itp., Wymagają założeń, które sprawiają, że rachunkowość jest wysoce subiektywna. Zasadność takich założeń musi zostać zweryfikowana przed analizą sprawozdania finansowego

Ograniczenia

  • Rejestrowane mogą być tylko transakcje pieniężne - w  biznesie istotne są zarówno aspekty pieniężne, jak i niepieniężne. Jednak w prowadzeniu dokumentacji mogą być objęte tylko transakcje pieniężne. Cnoty niepieniężne, takie jak przeszkolony personel, nie mogą być rejestrowane w księgach rachunkowych.
  • Skutki zmian poziomu cen nie są brane pod uwagę - inflacja jest ciągłym wymogiem, który należy uwzględnić podczas rejestrowania aktywów; jednakże w rachunkowości nie można uwzględniać inflacji podczas rejestrowania transakcji.
  • Rachunkowość oparta na danych historycznych - wszystkie aktywa należy rejestrować jako koszt historyczny. Nie pomoże to w ustaleniu obecnej wartości aktywów na rynku.

Ważne punkty

Wszelkie zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji mogą być dozwolone tylko wtedy, gdy:

  1. Należy rozważyć substancję nad formą
  2. Lepsze wymogi dotyczące ujawniania informacji
  3. Wymagane przez standardy rachunkowości

Wniosek

Prowadzenie dokumentacji to sztuka rejestrowania i ujawniania transakcji finansowych. Wymaga trochę wiedzy i taktyki, która nie tylko pomoże w utrzymaniu wizerunku organizacji, ale także pomoże w pozyskiwaniu finansowania i przetargach biznesowych. Aby udowodnić dokładność transakcji, prowadzenie dokumentacji daje duży impuls i pomaga w utrzymaniu wizerunku etycznej organizacji biznesowej na rynku.