Co to jest system ciągłej inwentaryzacji w księgowości?
Perpetual Inventory System w księgowości oznacza utrzymywanie w czasie rzeczywistym zakupów i sprzedaży zapasów za pomocą zautomatyzowanego systemu komputerowego i łatwe obliczanie kosztu sprzedanych towarów (COGS) dla koncernu produkcyjnego, co ostatecznie eliminuje potrzebę prowadzenia odwiecznych okresowych ewidencji zapasów poprzez okresowa fizyczna weryfikacja zapasów.
składniki
- Karty kosza - karta kosza rejestruje status ruchu towarów składowanych na hali magazynowej. Typowa firma z dużym magazynem używa karty pojemnika do rejestrowania bieżącego ruchu zapasów w ręku i ich starzenia się.
- Księga magazynów - Księga sklepów to ręczny lub zautomatyzowany zapis surowców i materiałów eksploatacyjnych przechowywanych na hali produkcyjnej, który śledzi bieżącą ilość towarów w magazynie.
- Ciągła inwentaryzacja - ciągła inwentaryzacja oznacza inwentaryzacje z fizycznej weryfikacji zapasów, które są regularnie przeprowadzane przez jednostkę lub audytorów zewnętrznych / wewnętrznych.
Przykład systemu ciągłej inwentaryzacji w księgowości
System ciągłej inwentaryzacji a system okresowej inwentaryzacji
| System ciągłej inwentaryzacji | System okresowej inwentaryzacji | |
| Kontrole zapasów są przeprowadzane regularnie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem zautomatyzowanych punktów sprzedaży i oprogramowania do przemieszczania zapasów. | Kontrole zapasów są przeprowadzane rzadziej i na ogół są wykonywane na okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych. | |
| Podaje dokładne i aktualne informacje dotyczące zapasów w kasie oraz kosztu sprzedanych towarów i kosztów produkcji; | Nie podaje dokładnych i aktualnych informacji dotyczących posiadanych zapasów oraz kosztu sprzedanych towarów i kosztów produkcji; | |
| Zapewnia kierownictwu i interesariuszom aktualne statystyki dotyczące stanu ruchu zapasów firmy, dzięki czemu budżety i prognozy są regularnie aktualizowane. | Nie zapewnia kierownictwu i interesariuszom aktualnych statystyk dotyczących stanu ruchu zapasów firmy w odpowiednim czasie, ponieważ rekordy są aktualizowane okresowo, co miesiąc, kwartał lub pół roku, z powodu których budżety i prognozy są nie aktualizowane regularnie. |
Zalety
- Podczas fizycznej weryfikacji zapasów, wewnętrznie lub zewnętrznie, nie ma potrzeby zatrzymywania produkcji towarów na hali produkcyjnej.
- Zapasy towarów, koszt sprzedanych towarów i koszt produkcji są zawsze łatwo dostępne.
- Pomaga w utrzymaniu ekonomicznej wielkości zamówienia; nie ma potrzeby dodatkowego inwestowania / blokowania kapitału obrotowego.
- Pomaga we wczesnym wykrywaniu kradzieży, strat, kradzieży i marnotrawstwa towarów, tak aby kierownictwo mogło na czas podjąć działania naprawcze.
- Ponieważ ilość i ilość wszelkiego rodzaju zapasów jest łatwo dostępna, przygotowanie sprawozdań finansowych nie jest opóźnione, a ewidencja zapasów jest zawsze łatwo dostępna do weryfikacji zewnętrznej i wewnętrznej.
- Ta metoda pomaga w zapewnieniu właściwej kontroli nad sklepami i jest kompletną i niezawodną metodą systemu zapasów.
Niedogodności
Chociaż śledzenie wszystkich towarów może być kosztowne i uciążliwe, na rynku dostępne jest tanie i niezawodne oprogramowanie, które rozwiązuje te problemy.
Wniosek
System ciągłej inwentaryzacji zapewnia kierownictwu na bieżąco stan ruchu zapasów, sytuacji i kosztu sprzedanych towarów oraz kosztów produkcji, co nie było możliwe w systemie okresowej inwentaryzacji. Jednak może to być kosztowne i czasochłonne. Ponadto obliczanie zapasów w systemie ciągłej inwentaryzacji może czasami odbiegać od rzeczywistych poziomów zapasów z powodu niezarejestrowanych transakcji i kradzieży, dlatego organizacja powinna okresowo porównywać saldo księgowe z rzeczywistymi zapasami w ilościach ręcznych i korygować salda księgowe w razie potrzeby.
Niezależnie od wszystkiego, system ciągłej inwentaryzacji jest zawsze uważany za preferowaną metodę obliczania i konserwacji zapasów, ponieważ zawsze generuje dokładne i aktualne informacje o zapasach w regularnych odstępach czasu w czasie rzeczywistym, zgodnie z potrzebami kierownictwa organizacji. System magazynowania wieczystego najlepiej sprawdza się w przypadku zautomatyzowanych i skomputeryzowanych narzędzi, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym przez pracowników hali produkcyjnej za pomocą skanerów kodów kreskowych lub przez sprzedawców / pracowników produkcyjnych korzystających z terminali w punktach sprzedaży. Jest to najmniej wykonalne, gdy zmiany / przesunięcia zapasów są rejestrowane na ręcznych kartach inwentaryzacyjnych, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że wpisy nie zostaną dokonane prawidłowo lub w sposób terminowy i skuteczny.
