Znaczenie Petty Cash
Drobne środki pieniężne oznaczają niewielką kwotę przeznaczoną na pokrycie niewielkich wydatków, które firma ponosi w ramach swoich codziennych operacji, w przypadku których wystawienie czeku jest nierozsądne, a do zarządzania tymi samymi depozytariuszami są wyznaczani przez firmę.
Każda organizacja potrzebuje gotówki na codzienne wydatki. Nie każdy wydatek można opłacić czekiem bankowym lub przelewem bankowym. Niewielkie wydatki należy uregulować wyłącznie gotówką. Jednocześnie kilka paragonów wymaga rozliczenia gotówkowego, np. Sprzedaż złomu itp.
W prawie każdej organizacji drobna gotówka jest integralną częścią funkcji księgowej i przeważnie obsługiwana jest tylko przez konta osobiste.
Jak działa Petty Cash?
Petty Cash to niewielka ilość gotówki, którą należy przechowywać w biurze, aby wykorzystać drobne codzienne wydatki. Osoba, która ma pieniądze w organizacji, jest ogólnie nazywana kasjerem. Ta sama osoba jest odpowiedzialna za prawidłowe zaksięgowanie każdej transakcji gotówkowej dokonanej za jej pośrednictwem. Wszystkie dochody i wydatki, które praktycznie nie są możliwe do rozliczenia za pośrednictwem banku, wymagają rozliczenia wyłącznie gotówką (brak transakcji barterowych w nowoczesnej gospodarce).
Ogólnie następujące wydatki opłacone gotówką;
- Codzienne przekąski, herbata dla pracowników;
- Zwrot kosztów pracownika - okazjonalne podróże, inne zwroty;
- Drobne opłaty bankowe - frankowstwo, notariusz itp .;
- Do wysyłania pozdrowień lub słodyczy klientom lub klientom na Diwali lub innych festiwalach;
Niewielkie dochody, które można wykorzystać w gotówce;
- Sprzedaż złomu - niewielkie kwoty dla niezorganizowanych sprzedawców.
- Sprzedaż starej gazety itp.
Zwykle organizacja szacuje swoje okresowe zapotrzebowanie na gotówkę, tj. Tygodniowo lub miesięcznie i na tej podstawie zatwierdza limit, który może być okresowo wypłacany z banku w celu uregulowania wydatków gotówkowych. Limit posiadania gotówki u kasjera nie może przekroczyć w żadnym momencie czasu zatwierdzonego przez kierownictwo organizacji. Częstotliwość wypłat z banku może się różnić w zależności od organizacji, zgodnie z ich wymaganiami. Mały sklepikarz potrzebuje więcej gotówki, a nie średniej lub dużej organizacji, ponieważ musi mieć do czynienia z niezorganizowanym sektorem, który handluje wyłącznie gotówką.
W celu zapewnienia płynnej transakcji gotówkowej, w transakcji uczestniczą trzy osoby: przygotowujący (kasjer), autoryzujący (wyższe kierownictwo) i odbiorca (zgłoszony przez).
Format Petty Cash
Wpłaty gotówkowej nie można udowodnić, jeśli nie zostanie ona uregulowana po uwzględnieniu odpowiednich strzępów dowodów. W związku z tym zostanie utworzony format bonu gotówkowego w celu udokumentowania procesu i zostanie podpisany przez odbiorcę gotówki w momencie płatności. Wzór vouchera przedstawiono poniżej;
Wzór formatu drobnej gotówki znajduje się poniżej -
Powyższy odcinek zawiera imię i nazwisko osoby wystawiającej kupon, autoryzującego i odbierającego, ponieważ wszystkie te trzy są niezbędne do potwierdzenia płatności.
Jak prowadzić księgowość Petty Cash?
# 1- Tworzenie
Fundusz kasowy tworzony jest poprzez wypłatę gotówki z banku i przekazanie jej osobie prowadzącej fundusz. W mniejszej organizacji kwota otrzymana od dłużnika (w gotówce) również stanowi część gotówki
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
Do banku A / c xxxx
Odbiór - Gotówka A / C Dr. xxxx
Dłużnikowi A / c xxxx
# 2 - Wypłata
Każda wypłata nie jest rejestrowana w zapisie księgowym, ponieważ może wystąpić bardzo mała kwota wydatku na drobne wydatki (np. Zakup znaczka pocztowego), zamiast wpisu do dziennika przekazanego na koniec dnia lub po określonym okresie dla całkowitej wydatkowanej kwoty.
Płatność - całkowite wydatki (wydatki według głowy) A / c Dr. xxx
Do Petty Cash A / c xxx
Narracje zawierają całkowity podział płatności gotówkowych.
# 3 - Uzupełnianie
Jeśli saldo gotówki jest bardzo niskie, następuje jej uzupełnienie czekiem.
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
Do banku A / c xxxx
Przykład księgowości Petty Cash
: XYZ LLP tworzy fundusz gotówkowy w wysokości 15 000 USD / - 1 kwietnia 2016 r. W kwietniu 2016 r. Dokonano następujących wypłat z funduszu gotówkowego:
Herbata i przekąski 1256 / -
Opłata drogowa 2450 / -
Drukowanie i wysyłka 1550 / -
Fracht 2300 / -
Czyszczenie i odkurzanie 1000 / -
Artykuły biurowe 2800 / -
Przekaż wpisy do dziennika dla powyższej transakcji.
Rozwiązanie:
1 Petty Cash A / c Dr 15,000
Do gotówki w banku 15 000
(Będąc utworzonym funduszem pieniężnym Petty lub kwotą wypłacaną z banku na rzecz funduszu gotówkowego)
- Herbata i przekąski 1256
Opłata drogowa 2450
Drukowanie i wysyłka 1550
Fracht 2300
Czyszczenie i odkurzanie 1000
Artykuły biurowe 2800
Do Petty Cash A / c 11,356
(Wypłata z drobnego funduszu gotówkowego)
Wpis do dziennika dotyczący paragonów gotówkowych:
Petty Cash A / c Dr. xxx
Do sprzedaży złomu lub gazet xxx
(Będąc gotówką otrzymaną ze sprzedaży złomu / gazet)
Jak uzupełnić saldo drobnych środków pieniężnych?
Saldo drobnych środków pieniężnych będzie od czasu do czasu uzupełniane, aby pokryć dalsze wydatki gotówkowe. Jednak sposób uzupełnienia jest najbardziej zauważalny i zależy od kasjera i jego autoryzującego. Może na nim znajdować się instrukcja najwyższego kierownictwa, ale w przypadku braku takich wskazówek kasjer, według własnego uznania, uzupełnia saldo gotówki. Istnieje kilka metod, które mogą w jakiś sposób pomóc zarządowi lub upoważnionemu;
# 1 - Wypłynięcie drobnej gotówki
Kiedy organizacja praktykuje operowanie stałym przepływem pieniężnym zgodnie z życzeniem organizacji, gotówka nie powinna spaść poniżej określonego poziomu i powinna mieścić się w przedziale, w którym kwota doładowania zawsze pozostanie taka sama. W momencie, gdy gotówka dotknęła dolnego końca skali, kasjer uruchomi i złoży wniosek o wypłatę z banku. Na przykład, jeśli poziom zmienny wynosi 20 000 USD / - i 14 000 USD / - zostało wydane, pozostałe saldo gotówki wynosi 6000 USD / - i 14 000 USD / - jest potrzebne, aby przywrócić saldo do poziomu 20 000 USD / -. Tutaj 6000 $ / - to dolna granica, a kwota wypłaty zawsze będzie wynosić tylko 14000 $ / -.
Praktyka ta rejestruje wszystkie płatności dokonane od ostatniego doładowania, jako podstawę do zażądania kolejnego doładowania do autoryzującego. Zastosowanie tej metody pomaga sygnatariuszom dowiedzieć się, na jaką kwotę została wydana, przed wypłaceniem większej ilości gotówki z banku.
O zakresie posiadanej w danym momencie gotówki w dziale księgowości decyduje i zatwierdza kierownictwo firmy.
# 2 - Drobne pieniądze zgodnie z wymaganiami
Niewiele małych firm przyjmuje politykę, która skutkuje najniższym stanem gotówki w firmie, ponieważ wypłacają pieniądze tylko wtedy, gdy jest to wymagane. Na przykład, firma ma politykę zwrotu kosztów pracownikom co tydzień, a zatem co tydzień firma dowiaduje się, ile gotówki jest potrzebna, a jaka kwota jest pobierana tylko przez firmę.
Takie podejście zmniejsza ryzyko, a ponieważ w firmie nie będzie prawie żadnego salda gotówkowego, można uniknąć kilku kosztów związanych z ubezpieczeniem i ochroną pieniędzy.
# 3 - Niezorganizowane zarządzanie gotówką
W firmach ściśle powiązanych, gdzie właściciele bezpośrednio zaangażowani w codzienną działalność stosują takie podejście, a jednocześnie dyktują sposób wypłaty kwoty z banku. Nie istnieją żadne formalne zasady dotyczące wypłaty kwoty ani limitu posiadania gotówki. Co więcej, nie ma również formalnej polityki dotyczącej gotówki, ponieważ ta sama jest dokładnie sprawdzana przez właścicieli organizacji.
Z punktu widzenia kontroli i ryzyka jest to mniej ryzykowne, ponieważ ściśle kontrolowane tylko przez właściciela. Z politycznego i księgowego punktu widzenia jest to nieformalne i należy go unikać.
Najlepsza polityka - z powyższych trzech zasad, float up jest najczęściej używany i doceniany przez księgowych na całym świecie, ponieważ zapewnia elastyczność, a także kontrolę zarówno nad transakcjami gotówkowymi.
