Zmniejsz rozmiar pliku Excel

Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excel?

Poniżej znajdują się 4 metody zmniejszania rozmiaru pliku skoroszytu programu Excel.

  1. Zapisz plik w formacie binarnym
  2. Konwertuj niepotrzebne formuły na wartości
  3. Kompresuj obraz
  4. Usuwanie pamięci podręcznej przestawnej

Omówmy szczegółowo każdą z metod -

# 1 - Zapisz plik w formacie binarnym

Rozmiar pliku programu Excel można zmniejszyć, konwertując zwykły format .xlsx na .xlsb, który jest formatem binarnym. Zmniejszając tym samym rozmiar pliku do najmniejszego możliwego rozmiaru.

  • Krok 1 - Otwórz plik programu Excel w formacie .xlsx.
  • Krok 2 - Następnie kliknij kartę Plik. Z listy rozwijanej Karta Plik w programie Excel wybierz opcję Zapisz jako w programie Excel.

  • Krok 3 - Teraz wybierz opcję Przeglądaj , a następnie pojawi się okno dialogowe.

  • Krok 4 - Następnie wprowadź nazwę pliku w „Nazwa pliku”, teraz w menu „Zapisz jako typ” wybierz format .xlsb i kliknij „Zapisz”.

Takie podejście umożliwi im excel plik w celu zmniejszenia rozmiaru arkusza kalkulacyjnego.

# 2 - Zamień niepotrzebne formuły na wartości

Kolejnym podejściem, które można zastosować w celu zmniejszenia rozmiaru pliku programu Excel, jest konwersja niepotrzebnych formuł na wartości. Poniżej znajduje się lista kroków, które można wykonać, aby zrozumieć metodologię.

  • Krok 1 - Otwórz plik Excela i wybierz cały arkusz lub liczbę kolumn do przekonwertowania z formuł na wartości.
  • Krok 2 - Teraz naciśnij klawisz „F5”, pojawi się wyskakujące okno dialogowe. Następnie kliknij „Specjalne”.

  • Krok 3 - Spowoduje to otwarcie kolejnego okna dialogowego, jak pokazano poniżej, a następnie kliknij przycisk opcji „Formuły” i kliknij OK.

  • Krok 4 - Teraz, gdy zostały wybrane wszystkie komórki zawierające formuły. Przejdź do zakładki Strona główna i kliknij „Wklej”.
  • Krok 5 - Teraz wybierz Wartości, gdy pojawi się menu rozwijane po kliknięciu „Wklej”. Następnie kliknij „Wklej wartości”.

  • Krok 6 - Lub użyj klawisza skrótu CTRL + ALT + V , a pojawi się okno dialogowe jak poniżej. Wybierz przycisk opcji „Wartości” i kliknij „OK”.

Spowoduje to przekonwertowanie wybranych formuł na wartości, co pozwoli zredukować plik w celu zmniejszenia i rozjaśnienia arkusza kalkulacyjnego.

# 3 - Kompresuj obraz

Następnym podejściem jest użycie skompresowania obrazu w pliku programu Excel w celu zmniejszenia rozmiaru skoroszytu. Ta metoda jest niezbędna, gdy mamy zbyt wiele obrazów zawartych w skoroszycie lub arkuszu, co powoduje zwiększenie rozmiaru pliku Excela.

  • Krok 1 - Kliknij obraz, który chcesz skompresować. Następnie przejdź do zakładki „Format” w obszarze wstążki, jak pokazano poniżej.

To jest narzędzie graficzne, które pojawia się tylko wtedy, gdy obraz jest zaznaczony.

  • Krok 2 - W zakładce „Format” wybierz „Kompresuj obrazy”.

  • Krok 3 - Po wybraniu ikony kompresji obrazu pojawi się okno dialogowe.

  • Krok 4 - Opcja „Zastosuj tylko do tego obrazu” pozwala użytkownikowi skompresować tylko wybrany obraz. Odznaczenie tej opcji umożliwi kompresję wszystkich obrazów w skoroszycie. Wybierz również opcję „E-mail (96 PPI)”, czyli minimalny rozmiar dokumentu do udostępnienia.
  • Krok 5 - Kliknij OK i zapisz skoroszyt. Zmniejszy to rozmiar całego pliku Excela.

# 4 - Usuwanie pamięci podręcznej przestawnej

Poniższe podejście pomoże zmniejszyć rozmiar pliku programu Excel, usuwając pamięć podręczną przestawną podczas tworzenia tabeli przestawnej z danych źródłowych.

  • Krok 1 - Wybierz kartę „Analiza” w narzędziach tabeli przestawnej. Ta karta pojawia się tylko wtedy, gdy wybrana jest tabela przestawna w pliku programu Excel.

  • Krok 2 - Teraz kliknij menu rozwijane opcji obrotu, a następnie opcje.

  • Krok 3 - Obok pojawi się okno dialogowe, przejdź do zakładki Dane.

  • Krok 4 - Teraz usuń zaznaczenie pola wyboru „Zapisz dane źródłowe z plikiem”. Ta opcja nie tworzy żadnej pamięci podręcznej przestawnej i umożliwia zmniejszenie rozmiaru pliku programu Excel.

  • Krok 5 - Teraz wybierz opcję „Odśwież dane podczas otwierania pliku”, co zapewni odświeżenie tabeli przestawnej zaraz po otwarciu pliku programu Excel. Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, tabela przestawna wymaga ręcznego odświeżenia, co doprowadziłoby do wygenerowania pamięci podręcznej przestawnej.

Krok 6 - Następnie kliknij OK. Zapewni to zmniejszenie rozmiaru pliku programu Excel.

Rzeczy do zapamiętania

  • Format pliku XLSB ma tendencję do otwierania i zapisywania w znacznie szybszym tempie, jednak należy wziąć pod uwagę nawet kilka rzeczy, w których pliki Excel z włączonymi makrami i oparte na zapytaniach nie powinny być konwertowane do XLSB, ponieważ mogą powodować błędy funkcjonalne podczas pracy jako XLSB.
  • Również jeśli rozmiar pliku Excela dla formatu XLSX wynosi od 5 MB do 7 MB, można go pozostawić bez zmian, tylko jeśli rozmiar pliku XLSX zostanie powiększony do dwu- lub potrójnych cyfr w MB. Następnie można rozważyć, czy pliki programu Excel zmniejszają rozmiar pliku, stosując dowolne z najbardziej odpowiednich podejść.
  • Istnieją inne podejścia, takie jak użycie skompresowanego spakowanego folderu, można to zrobić, klikając prawym przyciskiem myszy plik Excela, przejdź do wysyłania, a następnie kliknij skompresowany spakowany folder. Zmniejszy to rozmiar pliku podczas udostępniania. Można to również zrobić, wybierając wiele plików, a następnie kompresując je w spakowanym folderze.
  • Preferuj tabele przestawne zamiast formuł używanych do podsumowania danych dla ogólnie większych zestawów danych, będzie to miało mniejszy wpływ na rozmiar pliku. Również w przypadku większego wykorzystania formuł należy zmienić tryb obliczania automatycznego na tryb ręczny na karcie formuły. Spowoduje to otwarcie pliku, wprowadzenie zmian, zaktualizowanie pliku programu Excel i znacznie szybsze zamknięcie plików.