Co to są dzienniki zakupów?
Dzienniki zakupów to specjalne arkusze używane przez organizację do śledzenia wszystkich zakupów kredytowych. Jest również znany jako książka zakupów lub dziennik zakupów. Podczas gdy transakcje kredytowe są rejestrowane w księdze zakupów, zakupy gotówkowe są wprowadzane do dziennika głównego. Warto wspomnieć, że w tych dziennikach rejestrowany jest tylko kredyt zakupu towarów i wyklucza się wszelkie wydatki inwestycyjne.
Większość organizacji posiada oddzielny dział zakupów, który zajmuje się kompletnym procesem zakupu, czyli identyfikacją potrzebnego towaru, klasyfikacją, zapytaniem o wycenę, złożeniem zamówienia oraz potwierdzeniem odbioru towaru zgodnego z żądanym opisem.
Składniki wpisu do dziennika zakupów
# 1 - Dwie imprezy
W każdym zakupie są dwie strony, kupujący i sprzedający. Obie strony zgadzają się na cenę, którą kupujący płaci za towary lub usługi. Ta cena zakupu to kwota transakcji dla wszystkich arkuszy zakupów. Osoba lub organizacja, od której dokonywany jest zakup, nazywana jest Dostawcą, a przy zakupie na kredyt Dostawca będzie widoczny jako wierzyciele w bilansie do czasu dokonania płatności.
# 2 - Zakup kredytowy
Organizacja nabywa różne towary i usługi od wielu dostawców. Kiedy towar jest kupowany na kredyt, księgowany jest następujący wpis w dzienniku - Powiedzmy, że X Ltd. kupił towary o wartości 500 USD od Y Ltd. -
Kiedy płatność jest dokonywana -
# 3 - Faktura
Faktura to dokument, który sprzedawca wystawia kupującemu. Jest to dokument szczegółowy. Zawiera datę faktury, nazwę i adres Dostawcy, nazwę organizacji, do której jest wystawiony rachunek, adres i nazwę organizacji, do której wysyłany jest towar, ilość i opis towarów, metodę płatności wymaganą przez dostawcę, walutę faktury, podatków itp. Faktura jest ważnym dokumentem, który jest wystawiany wraz z towarem, a gdy dotrze do kupującego, kupujący dopasuje dostarczony towar do złożonego Zamówienia.
# 4 - Dział zakupów
Większość organizacji ma oddzielny dział zakupów, który jest odpowiedzialny za zakup towarów. Tak więc, gdy jakakolwiek osoba lub dział potrzebuje towaru, musi wysłać zapytanie do działu zakupów, jeśli towar jest już dostępny na magazynie lub magazynie, dział zakupów wyda towar. W przypadku braku towaru zespół zakupowy wskaże Dostawcę specjalizującego się w potrzebnych towarach i złoży zamówienie. Po otrzymaniu zamówienia sprawdzą, czy jest zgodne z wymaganym opisem, a ilość jest zgodna z zamówieniem. Gdy dział zakupów potwierdzi otrzymanie towaru, faktura trafia na rachunki do zapłaty.
# 5 - Nota kredytowa
W przypadku, gdy dostarczony towar nie odpowiada opisowi, ma problemy z jakością lub jest uszkodzony, a Nabywca musi go zwrócić Dostawcy. Wówczas Dostawca wystawi dokument zwany notą kredytową, który w przyszłości zostanie skorygowany o płatności za towary. Powiedzmy, że firma X Ltd. zwróciła towar o wartości 1000 USD, a firma Y Ltd. wystawiła notę kredytową na tę wartość. Następnym razem, gdy X Ltd. kupi 5000 USD, musi zapłacić tylko 4000 USD, ponieważ 1000 USD zostanie skorygowane o notę kredytową.
# 6 - Kup książkę
Książka zakupów rejestruje wszystkie zakupy kredytowe w jednym miejscu i zawiera dane Dostawców, numer faktury, walutę, ilość i inne szczegóły. Salda tych Dostawców z księgi zakupów są przenoszone do poszczególnych ksiąg, a suma nagłówków wydatków jest obciążana na rachunku wydatków. Jest to jedna z podstawowych ksiąg w procesie księgowym, która jest niezbędna przy sporządzaniu sald księgi, salda próbnego i rachunków końcowych. Poniżej znajduje się przykładowa książka zakupów XYZ Ltd na sierpień 2019 r. W takim przypadku salda 500 USD, 1000 USD i 2000 USD zostaną zaksięgowane w poszczególnych księgach Nike, Adidas i PUMA Ltd. Ponadto konto zakupu zostanie obciążone kwotą 3500 USD.
Zalety dzienników zakupów
- Szczegóły dotyczące wszystkich dostawców znajdują się w jednym miejscu, co pomaga w uzgadnianiu sald księgowych z saldem próbnym
- Łatwe do utrzymania i śledzenia danych do analizy dostawcy
- Całkowity zakup za kredyt i rodzaj zakupu można znaleźć w jednym miejscu
- Dokument niezbędny do sprawnego funkcjonowania działu zakupów
- Podczas audytów na koniec roku znalezienie numerów faktur związanych z dowolnymi dostawcami staje się dostępne w arkuszach zakupów
- Jedna ze słynnych i szeroko utrzymywanych książek
Wady dzienników zakupów
- Potrzebny jest oddzielny księgowy, który kosztuje czas i pieniądze
- Jeśli w książce zakupów zostanie wybrane niewłaściwe konto dostawcy, prowadzi to do błędu w przygotowaniu bilansu próbnego i rozliczeń końcowych
Wniosek
Dzienniki zakupów są istotną i istotną częścią procesu księgowego każdej organizacji. Starannie wdrożony system nagłaśniający pomoże w zakupach na czas, co przełoży się na oszczędność czasu i pieniędzy. Ponadto analiza zakupów uzyskana z tych czasopism pomaga w negocjowaniu nowych umów. Arkusze zakupów pomagają również w zarządzaniu wierzycielami, śledzeniu statusu zwróconych towarów, not kredytowych i zaktualizowanych saldach księgi Dostawców, z których wszystkie są wymagane, aby firma odniosła sukces i była aktualna. Pomaga także w ułatwieniu audytu, dostarczając danych potrzebnych audytorom.
