Definicja budżetu elementu zamówienia
Budżet pozycji pojedynczej to prezentacja wydatków w formacie kolumny, w której takie wydatki są pogrupowane według kategorii, takich jak reklama, zaopatrzenie stołówek, zwrot kosztów transportu itp., I zapewniają porównanie szeregów czasowych wyników w skali roku. Pomaga menedżerom pomocy oszacować, czy budżet na bieżący rok jest zgodny z budżetem z poprzedniego roku lub więcej.
Cel, powód
- Budżet pozycji pojedynczych jest używany głównie przez małe firmy, które nie znają skomplikowanych systemów księgowych, a także nie mają infrastruktury i budżetu na ich skonfigurowanie. Zależą więc od tego prostego budżetu, w którym kilka kategorii wydatków jest przedstawionych w jednej linii. Nie odzwierciedla przychodów; pokazują tylko koszt.
- Podstawowym celem pozycji pojedynczej jest pomoc menedżerom w kontrolowaniu wydatków. Porównanie przeszłych i obecnych wydatków jest zawsze ostrzeżeniem dla kierowników. Jeśli w dowolnym miesiącu wydatek przekroczy w porównaniu z poprzednim miesiącem, menedżer staje się czujny i kontroluje wydatki, aby dopasować je do całkowitego rocznego budżetu w porównaniu z poprzednim rokiem.
Przykład budżetu elementu zamówienia
Pan X jest specjalistą ds. Budżetu w małej firmie, która działa w Nowym Jorku. Przygotował budżet liniowy na styczeń 2020 r. I planuje niezbędne kroki, które należy podjąć, aby nie odbiegać od planowanego rocznego budżetu.
Rozwiązanie
Więc po przestudiowaniu tego budżetu, kierownik stwierdza, że zaplanowany na styczeń wydatek wyniósł 68 500 USD, a faktyczny koszt to 74 000 USD. Więc organizacja wydała więcej, niż szacowano.
Teraz menedżer będzie drobiazgowo sprawdzał poszczególne kategorie wydatków, aby zobaczyć, gdzie dokładnie budżet przekroczył szacunek i podejmie niezbędne kroki, aby temu zapobiec w następnym miesiącu.
Należy sprawdzić materiały biurowe; ponieważ materiały biurowe przekroczyły budżet, oznacza to, że w tym miesiącu zamówiono więcej materiałów, a powinno to wystarczyć na następny miesiąc, więc zamawianie materiałów biurowych na następny miesiąc powinno być niższe. Pensja jest zgodna. Nie jest więc wymagana żadna regulacja. Koszt reklamy wzrósł, więc należy to sprawdzić w następnym miesiącu.
Wydatki w kantynie wzrosły o niewielką kwotę i trudno to sprawdzić, ponieważ nie można prosić pracowników, aby jedli mniej, ale można poprosić ich o zaprzestanie marnowania żywności. Dlatego należy się uczyć świadomości.
Charakterystyka
- Budżet pozycji pojedynczej to kolumnowa prezentacja wydatków. Kilka kategorii wydatków jest przedstawionych w kolumnach, a każdą z nich można porównać z poprzednim rokiem w jednym wierszu.
- Można również utworzyć kilka kolumn z ubiegłych lat, aby sprawdzić, czy trend wydatków ma tendencję wzrostową lub spadkową. Jeśli okaże się, że dla określonej kategorii wydatki rosną z roku na rok, to może to wynikać z inflacji w tej kategorii i należy to zrównoważyć poprzez zmniejszenie wydatków w innych kategoriach.
- W kolumnie bieżącego roku zdecyduj, jaki powinien być budżet uwzględniający inflację i kilka innych czynników ekonomicznych. Wybierz budżet i wypełnij kolumnę przybliżonym budżetem. Teraz po upływie miesiąca wypełnij rzeczywisty wydatek i zobacz, o ile odszedłeś od przewidywanego budżetu.
- Zwykle jest to przygotowany miesiąc. Pomaga menedżerom w ograniczaniu wydatków w przypadku, gdy budżety miesięczne znacznie wykraczają poza ramy w porównaniu z prognozami.
Zalety
- Tworzenie i zrozumienie budżetu elementu zamówienia jest proste. Nie potrzebujesz wiedzy księgowej, aby zrozumieć, która pozycja będzie debetowa lub kredytowa. Wystarczy wpisać rzeczywiste i przewidywane wydatki w formie tabelarycznej. Różnicę widać gołym okiem i można ją łatwo porównać z danymi z poprzedniego roku.
- Jeśli w jakimś konkretnym miesiącu wydatek przekroczy ustalony budżet, działa to jak alarm, a menedżerowie zwracają uwagę na kontrolę budżetu na kolejne miesiące.
Niedogodności
- Budżet linii ustalany jest na początku roku. Jeśli więc na skutek zmian okolicznościowych kierownik uważa, że przygotowywany budżet nie odzwierciedla prawidłowo szacowanych wydatków, to również kierownik nie może zmienić budżetu. Do wprowadzania zmian w budżecie pozycji pojedynczej wymagane jest pozwolenie od wyższych władz.
- Ponieważ koncentruje się tylko na wydatkach, menedżerom trudno jest wskazać dokładny powód, dla którego budżet przekroczył szacunek. Może się zdarzyć, że należne wynagrodzenie wzrosło w związku z zatrudnieniem nowych pracowników, co zwiększyło przychody, ale ponieważ nie ma miejsca na wykazanie zmiany przychodów, więc wzrost kosztów wynagrodzeń jest traktowany jako przekroczenie budżetu.
Wniosek
Budżet elementu zamówienia jest łatwy do przygotowania i utrzymania. Małe firmy, które nie mają zaawansowanej wiedzy o rachunkach, mogą skorzystać z pomocy tego budżetu, aby sprawdzić swoje miesięczne wydatki. Przekroczenie budżetu niekoniecznie oznacza, że koszty wzrosły; Możliwe, że dochody wzrosły z powodu dodatkowych kosztów. Dlatego należy o tym pamiętać przy podejmowaniu decyzji na podstawie budżetu elementu zamówienia.
