Znaczenie kontroli budżetowej
Kontrola budżetowa jest znana jako ustalanie określonego budżetu przez kierownictwo w celu poznania różnic między rzeczywistymi wynikami a budżetowymi wynikami firmy, a także pomaga menedżerom w wykorzystywaniu tych budżetów, aby monitorować i kontrolować różne koszty w danym okresie rozliczeniowym.
Jest to proces planowania i kontrolowania wszystkich funkcji organizacji poprzez porównywanie i analizę danych budżetowych do rzeczywistych wyników. Porównując liczby zapisane w budżecie z rzeczywistymi wynikami, wskazuje obszary, które wymagają poprawy i w których redukcja kosztów jest możliwa lub wartości budżetowe wymagają korekty.
Rodzaje kontroli budżetowej
Istnieją różne rodzaje kontroli, które organizacja może wdrożyć -
# 1 - Kontrola operacyjna
Obejmuje przychody i koszty operacyjne, które są niezbędne do prowadzenia codziennej działalności. W większości przypadków rzeczywiste liczby z budżetem są porównywane co miesiąc. Pomaga w uzyskaniu kontroli nad EBITDA - zysk przed opodatkowaniem amortyzacji i amortyzacji.
# 2 - Kontrola przepływów pieniężnych
Jest to ważny budżet, który zapewnia kontrolę nad zapotrzebowaniem na kapitał obrotowy i zarządzaniem gotówką. Kryzys gotówki może być szkodliwy dla codziennego funkcjonowania, więc jest to ważny aspekt.
# 3 - Capex Control
Pokrywają nakłady inwestycyjne, takie jak zakup maszyn czy budowa budynku. Ponieważ wiąże się to z ogromną ilością pieniędzy, kontrola w tym miejscu pomaga w eliminacji marnotrawstwa i redukcji kosztów.
Jak przygotowywany jest budżet?
Budżet jest sporządzany na podstawie wcześniejszych wydatków i uwzględnia wszelkie przewidywalne wydatki, które wystąpią. Obecnie w skomputeryzowanym środowisku, w którym sprawozdania finansowe są przygotowywane w arkuszach Excel. Mamy możliwość wyboru średniej kwartalnej lub średniej rocznej.
Przykładowo - jeśli chcemy przygotować budżet na lipiec 2019 na podstawie wyników za II kwartał, będzie on wyglądał następująco -
Tutaj formuła budżetu na lipiec = (kwiecień + maj + czerwiec) / 3 tj. Średnia z kwietnia, maja i czerwca.
W powyższej tabeli, opartej na rzeczywistych wynikach z kwietnia, maja i czerwca, spodziewamy się, że sprzedaż w lipcu wyniesie 6250 USD, a zysk netto 383 USD.
Załóżmy teraz, że otrzymaliśmy rzeczywiste wyniki za lipiec i porównajmy je z budżetem lipcowym, aby uzyskać różnicę -
W tym przypadku faktyczna sprzedaż za lipiec przekroczyła budżet o 150 dolarów. Może to być spowodowane tym, że sprzedano więcej ilości lub cena sprzedaży na jednostkę nieznacznie wzrosła. Jeśli cena sprzedaży za sztukę pozostała na stałym poziomie w lipcu, oznacza to, że zespół sprzedaży osiągnął lepsze wyniki niż średnia i to jest powód, dla którego sprzedaż wzrosła.
Dalsza analiza pokaże, dla jakiego regionu i dla jakiego produktu wzrosła sprzedaż. W ten sam sposób koszty operacyjne wzrosły o 33 USD, co może wynikać ze zwiększonego kosztu dowolnego materiału wejściowego lub może być przypadkowe w przypadku dodatkowej sprzedaży.
Zalety i wady kontroli budżetowej
Zalety
- Skuteczne narzędzie do pomiaru wydajności działów, jednostek i centrów kosztów;
- Identyfikacja obszarów do redukcji i poprawy efektywności;
- Zwiększona wydajność i redukcja kosztów skutkuje maksymalizacją zysków;
- Pomaga również we wprowadzaniu i programach motywacyjnych opartych na wynikach.
- Obniżenie kosztów jest zawsze głównym celem.
- Poprawia koordynację między działami, ponieważ wyniki i koszty są ze sobą powiązane.
- Zapewnia wgląd w dogłębną analizę i wszelkie działania naprawcze.
- Pomocne w osiągnięciu długoterminowego celu organizacji.
Niedogodności
- Liczby w budżecie często wymagają korekty, ponieważ prognozy na przyszłość są trudne
- Czasochłonny i kosztowny proces, wymaga ludzi i zasobów. Procesy kontroli budżetowej
- Ten proces czasami wymaga koordynacji między różnymi działami i jest trudnym zadaniem
- Proces ten wymaga zgody i wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa
- Zawsze porównując rzeczywiste dane z budżetem, szkodzi motywacji pracowników
Ograniczenia
- Przyszłość jest nieprzewidywalna, więc budżet zawsze nie gwarantuje płynnej przyszłości organizacji
- Przeważnie używane w przeszłości zarejestrowane liczby
- Ignoruje demografię i wiele innych czynników ekonomicznych
- Polityka rządu i reformy podatkowe nie zawsze są przewidywalne
- Zdarzenia naturalne, takie jak deszcz, monsun, susza i inne niekontrolowane czynniki wpływają na rzeczywistą wydajność organizacji, której nie można uwzględnić w budżecie
Ważne uwagi
- Wszelkie przewidywalne dochody lub wydatki, które nie zostały wcześniej uwzględnione, powinny zostać ujęte w budżecie.
- Funkcje kontrolne nie powinny mieć ekstremalnego charakteru, aby wywierać presję na personel, jeśli tak jest, wtedy konieczna jest zmiana.
- Normy wymagają okresowych przeglądów.
- O wszelkich zmianach należy niezwłocznie lub z wyprzedzeniem poinformować wszystkie zainteresowane strony.
- Zmiana w produkcji, sprzedaży lub jakiejkolwiek funkcji w organizacji wpłynie na funkcje kontrolne.
- Podstawa alokacji kosztów staje się ważna w analizie mikro-poziomowej, więc jeśli następuje zmiana podstawy alokacji kosztów, należy ją w pełni przeanalizować przed jej wdrożeniem.
Wniosek
Kontrola budżetowa jest bardzo ważnym aspektem codziennych działań organizacji i długoterminowych perspektyw. Ostrożnie umieszczona, nie tylko pomaga w kontrolowaniu kosztów, ale także pomaga w poprawie wydajności. Są też inne rzeczy, takie jak standardowa kalkulacja kosztów, która również jest jej częścią.
Tutaj możemy obliczyć koszt, wydajność, wydajność lub wariancje mieszanki itp. W ten sposób identyfikuje dokładną przyczynę każdej wariancji, gdy porównujemy aktywność w jednym okresie z innym. Ponieważ w dzisiejszej zaciekłej konkurencji organizacje zawsze dążą do doskonałości i najlepszych praktyk, a kontrola budżetowa pomaga w identyfikacji i realizacji tych zasad i praktyk.
Identyfikuje, czy istnieje jakikolwiek problem lub szansa na poprawę przy zakupie materiałów wejściowych, pożądanym wyniku z materiału, wszelkich problemach z przetwarzaniem lub administrowaniu zespołem sprzedaży. Tak więc, aby w pełni zrozumieć funkcje biznesowe i analizę przyczyn źródłowych różnych wyników, kontrola budżetowa jest jednym z ważnych narzędzi w rękach stron związanych z organizacją.
