Pełny formularz PZ - potwierdzenie odbioru towaru
Pełną formą dokumentu PZ jest dokument odbioru towaru. PZ odnosi się do dokumentu biznesowego, który jest wypełniany przez klienta w momencie odbioru towaru od sprzedawcy w celu potwierdzenia odbioru wszystkich towarów zgodnie z ustaleniami między zaangażowanymi stronami i często jest porównywany z zamówieniem ( PO) przed dokonaniem płatności sprzedawcy towaru.
Cechy GRN
W produkcji i innych rodzajach organizacji, gdzie proces organizacyjny obejmuje transport towaru z jednego miejsca na drugie lub transport z rynku zewnętrznego do magazynu itp. Kwit przyjęcia towaru odgrywa bardzo ważną rolę. Czasami czas przetwarzania może być dłuższy niż zwykle, co można prześledzić na podstawie potwierdzenia przyjęcia towaru.
Jedną z ważnych cech dokumentu przyjęcia towaru jest to, że w przypadku transportu towarów do sklepu kierownik sklepu przyjmuje ten dokument jako dowód, czy towary są zgodne z wymaganą ilością, czy wymagana ilość jest zapisana w notatce został odebrany lub nie. W ten sposób pokwitowanie odbioru staje się również dowodem i ścieżką audytu.
Co powinno znaleźć się w potwierdzeniu odbioru towaru?
Zwykle w organizacji zadaniem wstępnego wydruku potwierdzenia przyjęcia towaru jest dział sklepu. Dlatego kierownictwo powinno odpowiednio przeszkolić ich w zakresie tego, co musi zawierać dokument przyjęcia towaru. Poniższa lista jest przygotowana na temat ważnych rzeczy, które należy uwzględnić w PZ:
- W górnej części numeru PZ znajduje się nazwa dostawcy towarów.
- Po niej następuje data i godzina wydania oraz data i godzina odbioru towaru przez dział sklepu.
- Właściwy adres miejsca, do którego ma być transportowany towar oraz miejsca, do którego ma być dostarczony towar wraz z odpowiednim kodem PIN.
- Opis przewożonego towaru wraz z ilością każdego rodzaju towaru, stawką i ceną towaru.
- Zakończenie PZ jest zakończone podpisem i nazwiskiem upoważnionego personelu, zarówno dostawcy, jak i kierownika sklepu oraz sprzedawcy, który ma odebrać towar.
Proces GRN
Poniżej przedstawiono proces GRN:
- Odbiór faktury i Challan oraz rozładunek towaru do sklepów.
- Fizyczna weryfikacja ilości otrzymanych towarów wraz z opisem towarów.
- Jeśli towary są kwestionowane lub są małej ilości, kontaktujemy się z dostawcą z pytaniem o przyczynę niedoboru.
- Po sprawdzeniu ilości wykonywany jest test jakości.
- Challan sporządza potwierdzenie i przesyła je do dostawcy.
- Po wykonaniu powyższego kroku dział przyjmujący przygotuje PZ w 5 egzemplarzach. Oryginał dla nich, a pozostały dla działu zakupów, księgowości, jeden dla kierownika sklepu, drugi dla osoby zgłaszającej zapotrzebowanie na zakup.
- Na jej podstawie dokonuje się zapisów w księgach sklepowych.
Znaczenie
- Dla każdego działu księgowości dowód przyjęcia towarów jest bardzo istotnym dokumentem, ponieważ służy celowi obiektywizmu księgowości. Każdy wpis w księgach rachunkowych musi być obowiązkowo poparty dowodem w formie dokumentu.
- Ponadto przed dokonaniem jakiejkolwiek płatności za produkty sprzedającemu, towary są weryfikowane za pomocą numeru PZ. Ponadto w organizacji, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów i oszustw, ważne jest, aby praca jednej osoby była sprawdzana przez drugą, a jedna osoba nie była zaangażowana w więcej niż 1 ciągły proces. Stąd dzięki GRN pracę organizacyjną kontrolują różne osoby.
- Ponieważ faktyczna fizyczna ilość towarów jest sprawdzana na potwierdzeniu przyjęcia towarów; płatność jest dokonywana tylko za te towary, które zostały faktycznie odebrane. W ten sposób unika się bezprawnej zapłaty.
- Dokument ten przypisuje również ważną rolę dostawcy. Dostawca może udowodnić za pomocą GRN, że towary zostały wysłane z ich końca, ponieważ GRN jest oficjalnym dokumentem prawnym i może być uznany za dowód w sądzie.
Potwierdzenie odbioru towarów a potwierdzenie wysyłki towarów
Poniżej przedstawiono różnice między dokumentem odbioru towaru a dokumentem wysyłki towarów:
- Wysyłka towarów (GDN) jest podnoszona przez dział wysyłek dostawcy, podczas gdy potwierdzenie odbioru towarów jest przygotowywane przez dział odbiorcy nabywcy.
- Bez podniesionej GDN dział księgowości dostawcy nie może wystawić faktury, a bez numeru GRN dział zakupów nie może dokonywać płatności ani dokonywać wpisów w księgach.
Korzyści
Oto zalety towaru otrzymanego notą:
- Działa jako dowód dla audytorów i dlatego jest uwzględniony w procedurach ścieżki audytu.
- PZ pokazuje rzeczywistą otrzymaną ilość, dzięki czemu można wykryć utratę wyższej płatności na rzecz dostawców.
- Jest to dowód dostawy. Jest to dokument prawnie wykonalny i można go złożyć w sądzie.
- Personel zespołu logistycznego staje się odpowiedzialny w przypadku błędów lub oszustw, ponieważ ilość zawsze powinna odpowiadać ilości PZ. W zespole powstaje poczucie odpowiedzialności i czujności.
- Działy finansowe większych firm mogą korzystać z tego dokumentu w celu porównania ilości zamówionych towarów, a także ilości faktycznie otrzymanych i zapisanych w księgach.
Wniosek
GRN to skrót oznaczający towar otrzymany na notatce. Jak sama nazwa wskazuje, dokument przyjęcia towaru jest potwierdzeniem odbioru towaru przez klienta lub kupującego od sprzedającego, które kupujący wypełnia w momencie faktycznego odbioru towaru. Jest to oficjalny dokument prawny i może zostać przyjęty jako dowód w sądzie.
