Znaczenie książki Petty Cash
Księga kasowa to księga rachunkowa, która służy do rejestrowania drobnych wydatków gotówkowych, tj. Wydatków o niewielkiej wartości, które firma ponosi w codziennej działalności.
Księgę drobnych środków pieniężnych można wyrazić jako formalne podsumowanie drobnych wydatków gotówkowych, które odnosi się do regularnych bieżących wydatków firmy, które nie są związane z bezpośrednią linią biznesową. Jest to księga rachunkowa używana do niewielkich wydatków ewidencyjnych i mało wartościowa.
Jak działa Petty Cash Book?
- Podstawą rachunkowości są trzy główne warunki księgowe i konta, które obejmują dziennik, księgę i księgę kasową Petty. Każda transakcja zapisana w księgach rachunkowych przechodzi przez te trzy główne konta, aby zostać ujęta.
- Dziennik jest integralną częścią księgowości, która jest punktem wyjścia do prowadzenia księgowości i rejestruje wszystkie transakcje biznesowe. Z kolei księga kasowa Petty rejestruje transakcje związane z rachunkiem kasowym. Od momentu uruchomienia dziennika przygotowywane jest konto Księgowe, za pomocą którego sporządzane są końcowe księgi rachunkowe firmy.
- Jednak w toku zwykłej działalności gospodarczej ma miejsce kilka transakcji, które mają bardzo niewielką i nominalną kwotę i nie są rejestrowane na koncie księgi kasowej. W przypadku transakcji o takim charakterze stosuje się Petty Cash Book.
Format księgi kasowej
Poniżej znajduje się przykładowy format księgi kasowej Petty.
Osoba odpowiedzialna za rejestrowanie rachunków i płatności nazywana jest drobną kasjerką. W firmie księgę kasową prowadzi zwykle dział administracyjny firmy, ponieważ działy księgowości są zwykle zajęte przez bardziej znaczące transakcje biznesowe, a także dział administracyjny jest odpowiedzialny tylko za tego rodzaju wydatki.
Petty Cash Book Systems
Gotówka jest przekazywana drobnemu kasjerowi w następujący sposób: -
# 1 - Zwykły system drobnej gotówki
W ramach tego systemu drobna kasjerka otrzymuje ryczałtową kwotę w gotówce. Kasjer jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji wszystkich wydatków na przegląd głównego kasjera i przedstawienie go przed zażądaniem nowych środków w celu ponownego wykonania codziennych wydatków
# 2 - System Petty Cash Imprest
W ramach systemu Imprest Petty Cash, kwota drobnych kasjerów jest ustalana na dany okres, który zwykle wynosi mniej niż miesiąc lub tydzień. W tym okresie kasjer musi prowadzić rachunek kasowy w ramach określonego budżetu. Pod koniec okresu kasjer składa raport, a wydana przez niego kwota jest zwracana, aby kwota stała się równa saldzie początkowemu na początku poprzedniego miesiąca. W przypadku, gdy wydatek przekracza kwotę zgłoszoną, należy zwrócić się do głównego kasjera ze specjalną prośbą o uzupełnienie środków na określony czas. Imprest Petty Cash System jest powszechnie stosowany przez firmy do prowadzenia rachunków drobnych.
Zalety
- W ramach tej metody Petty Cash System faktyczne zapotrzebowanie na gotówkę jest realizowane efektywnie. Na przykład, jeśli w miesiącu wydatkuje się tylko 1000 USD na takie wydatki, to początkowa kwota przekazana stronie odpowiedzialnej może zostać natychmiast zwiększona lub zmniejszona po przeanalizowaniu okresu i charakteru wystąpienia wydatków
- Imprest Petty Cash System minimalizuje również prawdopodobieństwo wystąpienia błędu, który może wystąpić podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponieważ główny kasjer okresowo je przegląda
- Został wypróbowany i przetestowany i jest skuteczną metodą, która jest również mniej czasochłonna i wydajna
- Ta metoda może również przynieść firmie oszczędności kosztów, ponieważ kwota poniesiona na drobne wydatki gotówkowe jest dokładnie analizowana i okresowo sprawdzana, aby zdać sobie sprawę, ile gotówki jest potrzebna i gdzie firma może zmniejszyć wydatki na drobne pozycje
- Imprest Petty Cash System pozwala również pracownikom na efektywne obchodzenie się z gotówką, aby udowodnić swoim seniorom swoją wartość, że mogą być również postrzegani jako przyszli menedżerowie gotówki w firmie
Niedogodności
- Korzystanie z tego systemu jest czasami bardzo długie, może być czasochłonne i często wymaga pewnych zasobów do pracy za nim, które można również wykorzystać do innych wydajnych i przydatnych zadań
- System wymaga okresowego przeglądu, a każda zarejestrowana kwota musi być zestawiona z każdym wydatkiem, co może stać się długotrwałym procesem, jeśli liczba wpisów jest znaczna w firmie
Wniosek
Księga kasowa jest ręcznym systemem ewidencjonowania wydatków i często jest podatna na błędy i czasami staje się uciążliwym zadaniem, aby prowadzić księgi i rejestrować każdą transakcję, szczególnie w dużej firmie. Jednak, aby przezwyciężyć ten problem w dzisiejszych czasach, wiele firm rezygnuje ze starego systemu księgowości. Przechodzą na nowoczesny system prowadzenia ksiąg rachunkowych, jakim są firmowe karty kredytowe lub oprogramowanie Tally, które jest wydajnym systemem ewidencjonowania zarówno nominalnych, jak i znacznych ilości transakcji biznesowych.
Z biegiem czasu książeczka kasowa straciła na znaczeniu, ale nadal może być przydatnym narzędziem do ewidencjonowania w firmach, w których nie ma nowoczesnych technologii.
