System Informacji Księgowej (AIS)

Co to jest system informacji księgowej?

System Informacji Księgowej odnosi się do komputerowej metody wykorzystywanej przez przedsiębiorstwa do gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych księgowych i finansowych, z której korzystają wewnętrzni użytkownicy firmy w celu przekazywania interesariuszom różnych informacji dotyczących spółkę, taką jak wierzyciele, inwestorzy, organy podatkowe itp.

Mówiąc najprościej, jest to system do gromadzenia i przechowywania wszystkich informacji związanych z transakcjami i zdarzeniami finansowymi w taki sposób, aby można je było odzyskać do podjęcia decyzji przez wewnętrzne kierownictwo, księgowość, dyrektorów finansowych, audytorów itp. prosta księga do różnych raportów księgowych, kosztowych, finansowych, takich jak zestawienie zysków i strat, bilans itp.

Elementy systemu informacji rachunkowej (AIS)

# 1 - Osoba (interesariusze)

Początek i koniec każdego aspektu księgowego. Jest interesariusz, który wprowadza informacje do systemu, zbiera, analizuje, raportuje itp., I jest inna osoba (interesariusz), która potrzebuje informacji. Na przykład księgowy rejestruje różne dane finansowe i przedstawia je do użytku wielu interesariuszy, takich jak właściciel, udziałowcy, wierzyciele, rząd itp.

# 2 - Dane

A teraz, co rejestruje AIS, raporty? Chodzi o różne transakcje księgowe, zdarzenia i inne pozycje pieniężne. AIS nie rejestruje żadnych informacji, które nie mają podstawy pieniężnej. Dane mogą być dowolnymi danymi, takimi jak księga sprzedaży, konto klienta, księgi dostawców, raporty finansowe, takie jak rachunek zysków i strat i bilans, rachunek przepływów pieniężnych itp.

# 3 - Ustalone procedury

Aby pełnić różne funkcje, jak określono w definicji, AIS wykonuje predefiniowane kroki, procedury. Aby zapewnić spójność, jest to jedna z najbardziej podstawowych potrzeb AIS. AIS może wykonać akcję ręcznie lub automatycznie. Czynność tę należy polecić osobie przetwarzającej dane lub zakodować w systemie w przypadku systemów automatycznych.

# 4 - Oprogramowanie (ERP)

Oprogramowanie lub szerzej ERP to program komputerowy, który wykonuje określone funkcje. ERP można opisać jako pakiet oprogramowania bazodanowego, który wspiera procesy i operacje biznesowe, w tym produkcję, marketing, finanse, zasoby ludzkie itp. Stanowi jeden z głównych elementów Systemu Informacji Księgowej (AIS).

# 5 - Infrastruktura systemu informatycznego

Mówiąc prościej, infrastruktura IT to konsorcjum różnych urządzeń IT i IS, narzędzi, akcesoriów. Przykład: komputery, drukarki, skanery itp

# 6 - Kontrola wewnętrzna

Kontrole wewnętrzne to podstawowa potrzeba każdej organizacji biznesowej. Są to narzędzia, kontrole, procedury, systemy przyjęte przez organizację w celu zapewnienia integralności informacji finansowych, zapobiegania oszustwom, błędom, ochrony aktywów itp.

Studium przypadku na podstawie przykładów AIS

  • Case -  Martin Inc., właściciel znanej londyńskiej sieci supermarketów, stosował konwencjonalną metodę zapisywania transakcji na papierze, teraz w związku z rozwojem biznesu chce poznać szczegóły klientów, sprzedawców, zyski wypracowane w przeszłości, szacowane na przyszłość zdolność do generowania zysków, szczegóły dotyczące kapitału obrotowego zaangażowanego w jej działalność, ale nie jest w stanie tego samego przewidzieć ze względu na ręczne praktyki księgowe.
  • Problem - właściciel nie jest w stanie zrozumieć swojego miejsca prowadzenia działalności, tj. Wszystkich wyżej wymienionych wymagań.
  • Rozwiązanie - Gdyby używany był AIS, Martin Inc. z łatwością wyodrębniłby dane klientów, dostawców, zysków wypracowanych w przeszłości, kapitału obrotowego zaangażowanego w działalność itp. Nie tylko dane z przeszłości, ale także AIS ma możliwość przewidywania przyszłości. trendy zysków, przepływów pieniężnych i innych pozycji.

Zalety systemu informacji księgowej

  • # 1 - Efektywność kosztowa - W dobie cyfryzacji i sztucznej inteligencji każda organizacja zmierza w kierunku cięcia kosztów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. AIS pomogło zmniejszyć wysiłek ręczny i może wykonać tę samą operację w bardziej ekonomiczny sposób.
  • # 2 - Efektywność czasowa -  AIS pomógł organizacjom biznesowym w skróceniu czasu potrzebnego na rejestrowanie, klasyfikowanie i raportowanie wszelkich informacji finansowych. AIS może wykonać dużą ilość pracy ręcznej przy znacznie mniejszym wysiłku i mniejszym czasie.
  • # 3 - Łatwy dostęp (przenośność) -  Dane przechowywane w AIS można odzyskać za pośrednictwem systemu informacyjnego połączonego z Internetem w dowolnym miejscu i czasie. Tam, gdzie nie można łatwo przeprowadzić ręcznie przygotowanych ksiąg rachunkowych, można to zrobić z danymi AIS.
  • # 4 - Dokładność -  Dzięki zaangażowaniu AIS wiarygodność danych wzrasta. Jak omówiliśmy wcześniej w tym artykule, AIS postępuje zgodnie z predefiniowanym zestawem instrukcji. Dlatego szanse na informacje podatne na błędy są mniejsze, a zatem AIS ma dodatkową zaletę w postaci dokładnych danych.

Niedogodności

  • # 1 - Początkowy koszt raty i szkolenia - chociaż omówiliśmy, że AIS jest opłacalny, to samo może nie być dokładne w przypadku małych przedsiębiorstw. Koszt początkowej konfiguracji może być wysoki i może nie generować wartości dla organizacji.
  • # 2 - Interwencja ręczna -  Chociaż omówiliśmy, że AIS ogranicza interwencję ręczną, tego samego nie można wyeliminować. AIS wymaga ręcznej interwencji w określonym momencie, co może spowodować nieefektywność systemu.
  • # 3 - Nie można całkowicie wyeliminować błędu -  omawialiśmy, że AIS zmniejsza ryzyko błędu, ale istnieją szanse na błędne kodowanie w oprogramowaniu, co może prowadzić do wyników podatnych na błędy. Ponadto nadal występuje tutaj ręczna interwencja, która również może generować błąd.
  • # 4 - Poufność -  chociaż omawialiśmy możliwość przenoszenia danych AIS, to samo może mieć katastrofalne skutki dla organizacji, jeśli takie informacje zostaną zhakowane, tj. Skradzione. Intruz może zmienić informacje lub ujawnić wrażliwe informacje finansowe.
  • # 5 - Atak wirusów -  wszelkie dane przechowywane w systemie IS mogą zostać zainfekowane wirusem, który może prowadzić do zakłóceń, modyfikacji informacji finansowych przechowywanych w systemie AIS.

Ograniczenia

  • Koszt: omówiliśmy już koszt AIS jako wadę.
  • Szkolenie: Istnieje potrzeba przeszkolenia użytkowników w zakresie karmienia, pobierania lub używania AIS w pożądany sposób. Jeśli dana osoba nie zostanie dobrze przeszkolona, ​​może to prowadzić do niedokładnego przygotowania i prezentacji danych. Często zdarzają się transfery, awanse, rezygnacje, emerytury w dużej organizacji. We wszystkich tych przypadkach istnieje regularne szkolenie w zakresie zastępstw.
  • Przestarzałość : w dobie cyfryzacji technologia zmienia się w szybkim tempie. Technologia staje się przestarzała bardzo szybko. Generuje to potrzebę, aby organizacja przyjęła zmiany najwcześniej. W przeciwnym razie może to prowadzić do danych podatnych na błędy.

Zmiana w systemie informacji księgowej (AIS)

W dobie szybko zmieniającej się technologii i dostosowywania postępu technologicznego w AIS zachodzą istotne zmiany. Najnowsze zmiany obejmują przetwarzanie w chmurze, rachunkowość w chmurze, księgowość w czasie rzeczywistym lub księgowość mobilną.

Dzięki temu księgowość jest znacznie łatwiejsza i wygodniejsza w porównaniu ze starymi sposobami księgowania. Postęp osiągnął poziom, który nie tylko rejestruje, klasyfikuje, analizuje i podaje dane liczbowe, ale także przewiduje przyszłe trendy, co może pomóc stawić czoła rzeczywistej sytuacji z dużym przygotowaniem.

Wniosek

System Informacji Księgowej (AIS) można opisać jako dobrodziejstwo dla każdej organizacji, ponieważ zbadaliśmy zarówno zalety, jak i wady, ograniczenia AIS. Jednak ogólnie rzecz biorąc, migracja z księgowania ręcznego do rachunkowości opartej na systemie AIS jest bardzo korzystna dla organizacji. Aby przezwyciężyć różne wady, ograniczenia AIS, istnieje oprogramowanie, które zabezpiecza AIS organizacji przed wirusami, hakerami i innymi atakami.

Sztuczna inteligencja, rozszerzona wersja systemu informacji księgowych (AIS), już zaczęła ograniczać interwencje ręczne i wkrótce będzie rosła w zawrotnym tempie.